作業時間が
年末調整2024年
のポイント
- 2024年の年末調整では、定額減税に関する理解が必要です。
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- 年調減税事務
- 住宅ローン控除の添付書類の見直し
- 令和７年分「扶養控除等申告書」の記載事項の見直し
年末調整の電子化で
手間やコストを軽減!
国税庁では、各種税務手続きの電子化を強力に推進しています。申告書はもちろん、保険会社や銀行などから発行される控除証明書も含めて、すべてをオンラインで完結する仕組みが整備されつつあります。
このような取り組みに応えて、e-TaxやeLTAXに対応した会計システムや税務システムも増えつつあり、システム上から申告データを送信できるなど、より便利かつ効率的に申告できるようになってきました。
年末調整についても、スマートフォンでガイダンスに従って入力するだけで申告書を作成・提出できるクラウドサービスが数多く登場しています。従業員の業務負荷を軽減できることはもちろんですが、会計／給与／税務システムとデータ連携することにより、年末調整から法定調書発行、申告、納付まで、従業員の所得税に関する一連の業務をまとめて電子化・効率化することが可能になります。
給与システム・マイナンバー管理システムと連携可能他社システムは、CSVファイルによる間接連携となります。
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モバイル端末に情報を残しません。
年末調整申告を3つのステップ
で解説!
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従業員はガイドに
沿って入力します。 -
スマホやPCから入力できます!
- 扶養控除等異動申告書
- 保険料控除申告書
- 配偶者控除等申告書
- 住宅借入金等特別控除申告書など
- 各種証明書は撮影して
アップロード！ - 2年目からは前年流用機能で
前年の申告書データを
ボタン1つで流用できます。
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管理者は従業員の
入力状況を
一覧で確認できます。 -
「全て登録済」「一部登録済」「全て未登録」と
進捗状況に合わせて従業員の
絞り込みが可能です。- 団体保険料ファイル取込
- 保険会社から提供される年末調整用の
団体保険データを取り込むことで、
従業員の保険料入力の
作業軽減が行えます。
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年末調整に必要な
情報収集完了 -
提出された申告書データはWeb上に保管され、確認することができます。
MJSの給与システムはもちろん、他社システムとの連携も可能なので、既存の給与システムともスムーズに連携します。
各種申告書のデータを給与システムに取り込むことができ、二重入力の手間も省けます。
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- 導入支援
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取材記事のご紹介
年末調整の電子化による削減効果について取材していただきました。
是非ご参考にお読みください。
マンガで解説：紙での年末調整はもう限界、これだけある電子化の「削減効果」：年々重くなる、バックオフィスの作業負担
年末調整手続きの電子化は2020年から可能となっており、電子提出できる控除証明書の種類も年々増えている。紙での手続きを続けている中小企業の業務は、電子化によってどれほどの削減効果を見込めるのか。
≫ 2024年07月08日 10時00分 公開
[TechTarget]
「夏の賞与の処理が一段落したら、年末調整の申請書送付の段取りを考え始めないと……」。紙の膨大な作業や、税制改正に伴う新しい処理のフローを思い浮かべ、浮かない顔をしているのは、とある中小企業A社の総務部門と人事部門の面々だ。
国税庁は2020年から年末調整手続きの電子化に向けた取り組みを推進しており、電子提出できる控除証明書の種類も増えている。電子申告の定着とともに、年末調整業務をペーパーレスにする企業は一般的になりつつある。「前々年度に提出すべきであった法定調書が種類ごとに100枚以上である企業」は、年末調整の電子化が義務となっているが、これに該当しない規模の中堅・中小企業でも電子化に踏み切るケースは珍しくない。だがA社のように、まだ紙の事務処理をしている企業は一定数ある。
A社の人事担当者は、同業B社の社長が「去年から年末調整を電子化して、とても楽になった」と話していたことを思い出した。郵送、記載の目視チェック、書類の保管……「紙の苦労」は、年末調整の電子化によってどれだけ解消できるのか。期待できる効果やメリットなどを、マンガを交えて解説する。
「年末調整の電子化」を後押しする社会情勢
近年は保険や住宅ローンなどさまざまな控除証明書の電子データでの提出が認められており、添付書類のデータ取得と提出が可能になっている。年末調整手続きを電子化すれば、申告書の記入・提出・管理など、従業員と管理側の両方にとって利便性が高まる。
物理的な“紙”がなくなれば、「年末調整に伴う書類送付の郵送費用」「郵送に伴う紛失のリスク」「郵送にかかる時間」「書類保管の費用」などは一気に解消される。2024年10月から郵便料金が30年ぶりに大幅に値上げされることもあり、複数の拠点を抱える企業は特に、経費削減とペーパーレスの効果が顕著に表れるはずだ。年末調整担当者の業務においては、提出書類の催促や問い合わせ対応、書面の確認など、さまざまな負担の軽減が期待できる。申告書の内容に不備がないか目視で1枚ずつ確認し、間違いがあれば従業員に差し戻して修正・再送してもらう、といったプロセスが、電子化によって大きく効率化できるようになる。
折しも被用者保険の適用拡大に伴うバックオフィス業務の負担増に備えて、企業の間で人事・給与システムの導入・刷新を前向きに検討する動きがある。「それならば年末調整の電子化も一挙に進め、効果の最大化を狙いたい」と考えるのは自然な流れだ。
定額減税に伴う処理も効率化
2024年の税制に関するトピックとしては、「定額減税」（定額による所得税の特別控除）が挙げられる。人事・給与担当者に発生する業務は以下の2つだ。
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● 月次減税事務
- ○ 2024年6月1日以後に支払う給与や賞与に対して、源泉徴収税額から、その時点の定額減税額を控除する
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● 年調減税事務
- ○ 年末調整の際、年末調整時点の定額減税額に基づき精算する
年調減税事務では、年末調整により住宅ローン控除などをした後の所得税額をベースに、扶養家族や配偶者控除の変更などを踏まえて、過不足額を精算することになる。つまり最終的な年収や、扶養家族の変更有無などから対象者を漏れなく洗い出し、確実に申請できるよう進める必要がある。年調減税事務の詳細な手順は、国税庁が2024年9月ごろに情報を公開する予定だが、そのタイミングを起点に紙ベースで事務作業を開始するとなると、あまり時間の猶予はない。先んじて人事・給与システムおよび年末調整システムを導入しておけば、必要な手順が公開された時点で対象者を人事・給与システムから抽出し、年末調整システムに連携するプロセスをスムーズに進められるようになり、作業負荷の軽減が期待できる。
従業員の手続きも簡単に
年末調整を電子化した後の利便性を、ミロク情報サービスのクラウドサービス「Edge Tracker（エッジトラッカー） 年末調整申告」の機能をベースに見ていこう。
まず、従業員は申告用紙に記入するのではなく、PCやスマートフォンから入力することになる。扶養控除等（異動）申告書、配偶者控除等申告書については、人事・給与システムと連携して情報を取り込むと、あらかじめ必要な情報が入力された状態で表示できる。従業員は記載内容が正しいかどうかを確認し、違いがあれば修正するだけで済む。手入力すべき要素を最小限に減らし、必要な計算もシステムが自動処理するため、ミスを削減できるわけだ。添付する証明書などについても、電子データならシステムにそのままアップロードすればよい。紙で受け取った証明書の場合は、スマートフォンなどで撮影して画像をアップロードし、後日原本を提出することが可能だ。
電子化のメリットとして特筆すべきポイントは「データの蓄積」だ。電子化した初年度は一通り基本的な申請内容の入力を求められるものの、次年度以降は前年度のデータを流用できる。従業員が毎年申請で悩むことが減り、負担も軽くなると考えられる。
「申請書の配布から回収まで」をシステムで効率化
年末調整の電子化で大きな恩恵を受けるのは、何と言っても事務手続きを担当する人事・総務部門だ。
そもそも年末調整を電子化する際は、給与システムとの連携がベースとなる。Edge Tracker 年末調整申告の場合、ミロク情報サービスが提供する給与システムとの連携はもちろん、他社システムとの連携も可能だ。取り込んだデータを基に、年末調整の準備の大部分が完了する。「従業員ごとに必要な申告書をそろえ、送付し、回収する」という一連の作業が全てシステムで完結する。
プロセスの確認が容易になるのも、管理側にとってうれしいポイントだ。従業員一人一人の提出状況を管理画面で確認して、入力が進んでいない従業員にリマインドしたり、添付書類が不足している従業員に連絡したりという作業が簡便になる。Edge Tracker 年末調整申告には、従業員のログイン時にメッセージを表示する機能があり、書類の提出期限や、変更箇所のアナウンスなどを表示して手続きを促すことが可能。年末調整に関する全社員向けの告知もシステム経由で対処できる。
年末調整の電子化で493時間削減の試算結果
ミロク情報サービスの試算によると、従業員800人、拠点30カ所の企業を想定した場合、紙ベースの年末調整では従業員1人当たり45分、トータル600時間の作業時間がかかる。これがEdge Tracker 年末調整申告を導入した場合、従業員1人当たり8分、トータル107時間となり、毎年493時間もの削減になるという。
今も紙ベースの手続きを採用している企業にとって、「申告書の封入と郵送準備」「従業員への連絡・告知」「配布状況管理表をスプレッドシートなどで作成して更新」など、一つ一つは慣れたタスクだとしても、積み上がると大きな負担になっている。従業員にとっても、必要に応じて拠点や部署で申請書類を取りまとめたり、管理部門に書類を郵送したりといった手間がかかっている。書類提出後に不備が見つかった場合は、人事・総務部門と従業員の間で問い合わせ対応が発生し、修正した書類を再提出する手間がさらにかかる。
電子化すれば、このプロセスの大部分が自動化される。管理側にとっては印刷、封入、配布などの手間がかからなくなる。申請の修正が必要になったときも、データならば時間と手間をかけずすぐにやりとりできる。管理側だけでなく従業員にとっても楽になることが、容易に想像できるはずだ。
2024年度年末調整の電子化をするなら、そろそろ検討を
システムやサービス導入の費用に懸念がある場合は、中小企業のITツール導入コストを補助する「IT導入補助金」の申請を考慮するのも一つの方法だ。ミロク情報サービスは「IT導入支援事業者」であり、数々の企業を支援してきた長年の実績を持つ。年末調整システムについても、IT導入補助金の対象となっている。Edge Tracker 年末調整申告も補助金の対象製品だ。同社は製品導入から運用開始と定着支援まで、全国の拠点を通じて手厚いサポートを提供している。年末調整手続きに関する人事・給与担当者向けセミナーも随時開催し、税制改正に応じた最新情報をキャッチアップできる体制を整えている。
2024年度の年末調整から電子化したいならば、システムの導入検討は夏の賞与手続きが落ち着いた時期からスタートしたいところだ。Edge Tracker 年末調整申告のようなクラウドサービスならば、簡単かつスピーディーに導入でき、企業規模の大小を問わず利用できる。制度変更に慌てずに、バックオフィスの体制を全体最適化するためにも、電子化のプロジェクトは早め早めに進めることが望ましい。
※掲載内容は取材時の情報です。制度に関する最新情報は所管庁のWebサイトをご確認ください。
提供：株式会社ミロク情報サービス
アイティメディア営業企画／制作：アイティメディア編集局
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記事はTechTargetジャパン/キーマンズネットより許諾を得て掲載しています。
転載元：TechTargetジャパン/キーマンズネット（TechTargetジャパン/キーマンズネット2024年7月8日掲載記事より転載。）