電子帳簿保存法の
制度説明

変更点①帳簿の電子保存・スキャナ保存で、事前の承認申請が不要になった

令和4年1月1日に施行され、その後も改正が加えられた改正電子帳簿保存法で変わった点を確認しましょう。1点めは、帳簿書類の電子保存とスキャナ保存について、所轄税務署への事前の承認申請が不要になったことです。これにより、電子帳簿保存法の要件を満たすことができれば、すぐに電子保存を行うことができるようになりました。

また、改正後、帳簿には、①「優良電子帳簿」と②「一般電子帳簿」という区分が設けられました。①優良電子帳簿は、従来の保存要件を満たしてその旨を所轄税務署へ届け出ると適用され、修正申告で過少申告加算税が生じた場合にその額が軽減されます。②一般電子帳簿は、①よりも簡素な保存要件で保存でき、その代わり過少申告加算税の軽減はありません。

変更点②スキャナ保存で、タイムスタンプ要件が緩和され、事務処理要件が廃止された

2点めは、スキャナ保存において、タイムスタンプの要件が緩和されたことです。これにより、スキャナ保存の手間や業務負担が少なく実施できるようになりました。

改正前は書類の受領からタイムスタンプの付与までを3日間とされていたところ、改正後は最長で2か月とおおむね7営業日以内とされました。また、改正前は領収書などをスキャンする際に受け取った人の自署が必要でしたが、改正後は不要となりました。加えて、訂正削除履歴が残る、あるいは訂正削除ができないシステムに保存する場合は、タイプスタンプが不要となりました。

さらに、改正前は適正事務処理要件として、職務分掌による相互牽制などの体制づくりが求められていましたが、改正後はこの規定は廃止されました。

変更点③全体として、検索要件が緩和された

3点めは、帳簿書類の電子保存・スキャナ保存・電子取引の電子保存において、検索要件が緩和されたことです。これにより、あまり複雑で厳格な条件を設定できるシステムを使わなくても電子帳簿保存法にのっとった保存が行えるようになりました。

改正前は、書類等の検索要件として多くの条件が定められていました。改正後の電子書類の場合、「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみを設定して検索できればよく、また税務調査で質問検査権に基づきダウンロードを求められたときに応じることができれば、検索要件そのものが不要となります。

変更点④電子取引の書面への出力保存が認められなくなり、電子保存が義務化された

4点めは、電子取引の電子保存において、書面に出力して保存することを認める規定が廃止され、データによる保存が義務づけられたことです。これにより、相手から電子データでの取引書類の交付を受けた場合、否応なしに要件を満たしてデータで保存を行うことが求められるようになりました。電子データで交付を受ける取引書類には、たとえばECサイトからデータでダウンロードする請求書PDFなども含まれるため、多くの企業にとって対応が必要となりました。その後、対応が難しい事業者へのより一層の配慮から、データを簡易保存することを条件に、電子取引を従来通り書面に出力して保存することを認める措置が、令和5年度税制改正で設けられました（令和6年1月1日以後の電子取引が対象）。出力した書面による業務処理を続けることができますが、いずれにしても電子取引の電子保存自体は行うことになります。

• （リンク）国税庁：電子帳簿保存法の内容が改正されました～令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～（令和５年４月）（PDF/521KB）

電子取引の保存義務についてマンガで楽しく学びたい方はこちらをご覧ください。