電子帳簿保存法の
対応のポイント

すぐできる！ 自社が会計システムで作成する総勘定元帳などの帳簿はすぐに対応可能

まず、会計システムを用いて一貫して作成している帳簿（国税関係帳簿）は、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを利用して作成・保存していれば、今すぐに電子保存を行うことができます。市販の会計システムの多くは要件をほとんど満たしていると考えられますが、自社開発のシステムを利用している場合などは、要件を満たしているか確認が必要です。

自社が会計システムを用いて一貫して作成している帳簿（国税関係帳簿）は、たとえば、仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳・固定資産台帳・売上帳・仕入帳・総勘定元帳などが該当します。一点注意したいのは、会計システムと販売管理システムなどの業務システムを連携してデータを取り込んで帳簿を作成している場合、主要簿である仕訳帳や総勘定元帳を電子保存することに決めたら、原則として、補助簿である売上帳なども電子保存する必要があるということです。

国税関係帳簿の電子保存の要件は次のようなものです。

帳簿には、①優良電子帳簿と②一般電子帳簿という区分が設けられました。①優良電子帳簿は、従来の保存要件を満たしてその旨を所轄税務署へ届け出ると適用され、修正申告で過少申告加算税が生じた場合にその額が軽減されます。②一般電子帳簿は、①よりも簡素な保存要件で保存でき、その代わり過少申告加算税の軽減はありません。

JIIMA認証済みのシステムであれば、電子帳簿保存法の要件を満たしています。その他のシステムを利用する場合、上記の要件を確認してシステムを改修・新たに選定するとよいでしょう。

自社が会計システムで作成する書類の控えのデータを保存すればOK

次に、会計システムを用いて作成し取引の相手に交付している書類は、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを利用して作成していれば、控えを出力して保存する必要はなく、その元となるデータを電子保存することができます。市販の会計システムの多くは要件をほとんど満たしていると考えられますが、自社開発のシステムを利用している場合などは、要件を満たしているか確認が必要です。

自社が会計システムを用いて一貫して作成している書類（国税関係書類）は、たとえば、国税関係書類の決算関係書類（貸借対照表・損益計算書など）、国税関係書類の取引関係書類（注文書・請求書・領収書・納品書・検収書などの控え）が該当します。

なお、書類をシステムで作成していても、交付に際して出力し手書きやゴム印で金額や日付などの情報を書き加えている場合には、その写し（書面）の保存が必要となり、データでの保存はできません。国税庁のQ&Aなどを確認し、注意して取り扱いましょう。

国税関係書類の電子保存の要件は次のようなものです。国税関係帳簿の保存要件は比較的簡素なものです。

電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを用意したら、後述5．で紹介する「システム開発関係書類」や「事務処理規程」を準備します。

JIIMA認証済みのシステムを使えば保存要件を満たすことができる

帳簿書類の電子保存の普及と、企業が安心してシステムを導入できるようにすることを目的に、公益社団法人日本文書マネジメント協会（JIIMA）は、国税関係帳簿書類を作成・保存する電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、保存要件を満たしていると判断したものを認証する制度があります。

JIIMA認証済みのシステムなら、法的要件を満たしていることが明らかなので安心して使えます。認証された製品の一覧は、JIIMAのホームページ上で公表されています。また、各社の製品紹介を見て認証マークのついた製品を選ぶことができます。

自社の裁量でできる！ 取引先から受け取る紙の書類を自社でスキャン

取引の相手から書面で交付を受ける書類は、スキャナーで読み取りデータ化し、そのデータを電子保存することができます。これをスキャナ保存と呼びます。スキャナ保存の対象は、たとえば、国税関係書類の取引関係書類（注文書・請求書・領収書・納品書・検収書などの控え）があります。

相手から書面で交付を受けたとしても、自社の裁量でスキャナ保存に移行できるため、取り組みやすいでしょう。スキャン後は書類の原本を破棄できます。これらをふまえると、スキャナ保存の活用には4つのメリットがあります。

スキャナ保存では、「重要書類」と「一般書類」という区分があります。重要書類には、契約書・請求書・領収書などの記載情報の重要度が高いものが該当します。一般書類には、注文書や見積書などが該当します。一般書類は「適時に入力」を行うとされいつ入力してもよい一方、重要書類は「業務サイクル後速やかに入力」を行うとされ、最長で2か月とおおむね7営業日以内に入力することが求められます。

スキャナ保存の重要書類の主な要件は次のようなものです。

電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを用意したら、後述5．で紹介する「システム開発関係書類」や「事務処理規程」を準備します。

保存システム：
タイムスタンプや訂正削除履歴を残せる機能があるシステムを使うのが安心

スキャンした書類のデータを保存するシステムを用意します。保存要件には、検索機能やシステム開発関係書類の備付けなどさまざまなものがありますが、特に注目すべきなのは、入力のタイミングとタイムスタンプです。基本的に受領後、定められた入力タイミングまでに入力してタイムスタンプを付すこととされています。入力期限は、最長で2か月とおおむね7営業日以内です。

訂正削除履歴を残す機能と時刻証明機能を備えたシステムを使う場合は、タイムスタンプが不要となります。たとえば、他社が提供するクラウドサーバーにより保存を行い、そのクラウドサーバーがNTP（Network Time Protocol。時刻がわかる方法）と同期することにより入力時刻が客観的に証明できる場合などです。

保存システムを選ぶ際には、タイムスタンプ機能があること、訂正削除履歴を残す機能があることを選定のポイントにするとよいでしょう。タイムスタンプや訂正削除履歴の機能は、電子帳簿保存法の要件を満たすだけでなく、正確な入力を行うことになります。内部統制の観点から、あえてタイムスタンプを利用するという考え方もあります。

保存要件が緩和されたことにより、大掛かりなシステムの導入を行わなくても電子保存を行える方法ができました。参考までに、システムで対応しない場合を考えてみます。複合機のスキャナーで読み取ったデータを自社サーバーに置いて、ファイル名のつけ方を検索しやすいものに工夫して保存することもできなくはありませんが、タイムスタンプの付与・訂正削除履歴・あるいは検索機能の要件をどのように満たすかといった点で課題があり、かえって対応準備や日々の業務が増えることがあります。一般的な会計システムでは、検索機能はもともと備わっていることが多く、その他の要件も満たすように作られていることが多いです。一定規模の事業者がデジタル化で業務効率化を目指すには、やはりそれに応じたシステムを利用するのが近道といえます。

モデル業務フロー

スキャンした書類のデータは、その後、支払申請や経費精算の承認者に回付することになります。スムーズに回付を行うには、ワークフローシステムを利用すると便利です。スキャナ保存のモデル業務フローを紹介します。

各部門からの申請では、たとえば取引先から請求書を紙で受け取った後、各部署の担当者がスキャナーで読み取り、PDFデータにします。それをもとにワークフローシステムで申請し、必要に応じて上司に承認を得た後、経理部に回付されます。そして経理部で、タイムスタンプを付して仕訳データと相互関係を保ちながら保存します。これを、業務サイクル方式に従って、最長で2か月とおおむね7営業日以内に行います。たとえば、請求書などの場合、受領して月末で締め、翌月末に支払うことがあります。この一連の業務サイクルを考慮して、最長で2か月とおおむね7営業日以内とされています。

従業員からの申請では、たとえば経費のレシートを紙で受け取った後、受領した従業員がスマートフォンで撮影し、JPEGデータにします。それをワークフローシステムで申請し、必要に応じて上司に承認を得た後、経理部に回付されます。そして経理部で、タイムスタンプを付して仕訳データと相互関係を保ちながら保存します。回付する人が多い書類ほど、ワークフローシステムを取り入れると効果的です。

電子取引の電子保存義務化に向けた準備は、まずは電子取引の洗い出しからスタート

取引情報をデータでやりとりした（これを電子取引と呼びます）際に、原則としてそのデータを保存しなければならないと義務づけられました。具体的な方法は、EDIシステムで授受する注文データや、メールで授受する請求書のPDFデータ、ECサイトからダウンロードする領収書のPDFデータなどが該当します。電子取引となる情報は、たとえば、国税関係書類の取引関係書類の取引情報（契約書・注文書・請求書・領収書納品書・検収書などの情報）が該当します。

電子データで交付を受ける取引書類には、たとえばECサイトからデータでダウンロードする請求書PDFなども含まれます。ECサイトが普及し、電子データでの交付を避けられなくなってきた現状があります。一部でも電子取引で受け取っているものがあるなら、電子取引の電子保存をするか、その書類の書面を入手して保存せざるをえません。書面の交付を行わないECサイトも出てきていますので、書面が入手できないことも十分に考えられます。まずは、社内でどのような電子取引が発生しているかを調査しましょう。

取引先から電子で受け取る領収書や請求書を電子のまま保存する

取引先から電子データで受け取る書類を電子データのまま保存します。また、取引先が問題なければ、自社から取引関係書類をデータで交付することもできます。

完全な電子化が実現すれば、ワンストップで書類の交付・受取・仕訳入力・集計まで行うことができ、業務効率化の効果は大きくなります。一方で、電子データの交付をしたり交付を受けたりするには、原則は取引先が電子化・電子保存の体制を持っていることが必要です。理想的なゴールを頭に描きつつ、社内外で協力して、段階的にでも進めていくとよいでしょう。これに関連して、電子データと書面の両方の交付を受けた場合には、両方の保存が必要になります。この場合はデータのみでやりとりするように取引先と調整するのが得策です。

電子取引の電子保存の主な要件は次のようなものです。

保存システム：
検索機能と、タイムスタンプ機能や訂正削除履歴機能があるシステムを使うのが安心

受け取った電子取引を保存するシステムを用意します。スキャナ保存と同じように、検索機能と、タイムスタンプ要件または訂正削除履歴による真実性確保の要件があります。タイムスタンプ機能があること、訂正削除履歴を残す機能があることを選定のポイントにするとよいでしょう。検索機能は、一般的な会計システムには備わっていることが多いです。自社開発のシステムを利用する場合は、システム開発関係書類の備付けが必要になります。

電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを用意したら、後述5．で紹介する「システム開発関係書類」や「事務処理規程」を準備します。

モデル業務フロー

交付を受けた電子取引のデータは、その後、支払申請や経費精算の承認者に回付することになります。スムーズに回付を行うには、ワークフローシステムを利用すると便利です。電子取引の電子保存のモデル業務フローを紹介します。

各部門からの申請では、たとえばEDIシステムやクラウドシステムから請求データをダウンロードした後、その情報をもとにワークフローシステムで申請し、必要に応じて上司に承認を得た後、経理部に回付されます。そして経理部で、タイムスタンプを付して仕訳データと相互関係を保ちながら保存します。これを、業務サイクル方式に従って、最長で2か月とおおむね7営業日以内に行います。たとえば、請求書などの場合、受領して月末で締め、翌月末に支払うことがあります。この一連の業務サイクルを考慮して、最長で2か月とおおむね7営業日以内とされています。

従業員からの申請では、たとえばECサイトに表示された領収書をスマートフォンでスクリーンショットを撮影し、JPEGデータにします。それをワークフローシステムで申請し、必要に応じて上司に承認を得た後、経理部に回付されます。そして経理部で、タイムスタンプを付して仕訳データと相互関係を保ちながら保存します。スキャナ保存と同じく、回付する人が多い書類ほど、ワークフローシステムを取り入れると効果的です。