株式会社ミロク情報サービス

　当然ながら、MJS製品を導入するお客様と同様に、入力作業をできるだけ削減し、業務の正確性やスピードの向上を目指すことや、ペーパーレス化といった課題は、自社でも常に意識している点だ。

　「Galileopt」によって全社の業務データを一元管理できる環境を整え、必要な時にリアルタイムで正確な業務データを効率的に集められるようになっている。また、給与明細配付業務や、年末調整申告業務においては、「Edge tracker」の活用によって、大幅な紙の削減を期待できた。

　実際に自社製品を使って業務を進めるなかで、ユーザー目線でどのような点にメリットを感じるか、それぞれ話を聞いた。

　まず、「Galileopt」に関しては、やはり色々なシステムと連携ができて、必要なデータを簡単に出せる点が一番のメリットだと、実際に日々の業務を行なう経営管理部人事企画グループ主任・清水千恵子は語る。

　「必要なデータはどれでもエクスポートして、自由に加工することができます。人事では様々なデータの基になる『社員詳細データ』という社員情報の一覧をつくります。多岐にわたる情報を網羅したものなのですが、それも『Galileopt』からデータをエクスポートして、加工しています。あちこちからデータを引っ張ってくる必要がなく、データを一元管理している『Galileopt』だからこそできることです」（清水）

　給与業務に関しても、『Galileopt』では給与・賞与の計算をはじめとする定型業務が自動化されるため、効率的に業務を進められる。また、様々な法改正にもタイムリーに対応している点も、大きなメリットだ。

　「例えば今年4月に施行された定額減税の給与計算も、法改正に対応したシステムで一括処理してくれます。人によって計算がバラバラで、しかも社員は2000人近くいるので、それぞれ計算して処理する手間と時間は、かなり大変だったと思います」（清水）

　次に「Edge Tracker 給与明細参照」の導入効果はどうだったか。「Edge Tracker 給与明細参照」はクラウドサービスによってパソコンやスマートフォンで、いつでも、どこでも給与明細書や賞与明細書、源泉徴収票などをWeb上で閲覧できる。紙の印刷・封入・配付にかかる手間やコストも削減される。

　「以前から紙の発行はやめていて、PDF化した明細にパスワードをかけて、メール添付で送信していました。ただ、メールで社員全員分を1回で送るのはサーバーに負荷がかかり過ぎるため何回にも分けて送信していました。そのメール送信業務だけで丸1日掛かっていたんです。今ではその送信業務が必要なくなり、楽になりました」（清水）

　「Edge Tracker 年末調整申告」も、業務効率化・ペーパーレス化の推進に貢献した。

　「以前は、申告書は紙に記入して提出してもらい、保険料控除などの各種証明書もすべて紙で回収して、人事ですべてをチェックしていました。ただでさえ年末調整業務は慌ただしいのに、この回収だけでも大変でした。『Edge Tracker 年末調整申告』を使うようになってからは、この紙の回収がなくなりました。各種証明書類も今は先にスマホで撮影して送ってもらえるので、前もってチェックを進められます」（清水）

　申告する社員の側もかなり楽になったと、経営管理部人事企画グループ長・副部長・若杉淳平は話す。

　「申告書を紙に印刷して、手で記入して、ハンコを押して…という手間がなくなり、パソコンやスマホから入力できるので楽です。紙で提出していた頃は、部署ごとに事務方が書類を集めて大変そうだったので、その必要もなくなって良かったです」（若杉）

　最後に、自社製品を活用した、経営管理部の今後の展望について話を聞いた。

　「今、とりかかろうとしているのがタレントマネジメントシステムの導入です。業務経歴や資格、研修の履歴などをデータでポンと出せるようにしたい。そのために基幹システムの『Galileopt』と様々なデータを連携していく必要があるでしょう。そこから得られる分析を基に、人事制度の改革を進めていきたいです」（石戸谷）