長井税理士法人 様

現在は「ACELINK NX-Pro」を中心に日常的な会計処理や申告書などの税務処理を行っており、2ヵ月先の業務予定をオフィス・マネージャー内に登録した上で、日々の業務日報で実績を報告してスケジュール管理を徹底している。他にも、自計化を希望する顧問先には「iCompassNX」を提案し、会計や給与などの入力をサポートする活動も。問い合わせへの対応には「iCompassコミュニケーション」で事務所から顧問先の環境へアクセスし、遠隔サポートも行っている。「これまで入力方法が分からないとご連絡いただいたときには顧問先に直接お伺いしていました。今は事務所にいながらにして指導することができ、時間とコストの大幅な削減が可能です。自計化にはリモート支援のツールが必須だと考えています」と長澤先生は高く評価。同時に外出先から事務所のサーバにアクセスする「iCompassリモートPC2」も駆使しているという。

セキュリティに関しては、情報漏えい対策に役立つ「SOXBOX NX」や統合脅威管理機器の「FortiGate」などを導入し、事務所内の安全管理を強化している。「特にマイナンバー制度に関連して、アクセスログがきちんと管理できるSOXBOX NXを活用しています」と長澤先生。データ保全では、災害時にもデータがなくならないよう、事務所内にNASサーバを設置し、一部のデータは「MJSセキュアストレージサービス」にてクラウド上でバックアップを行っている状況だ。

他にも事務所業務を劇的に変える仕組みが導入されている。それが「DocuWorks」によるペーパーレスオフィスの実現だ。「まだ一部ではありますが、顧問先にDocuWorksを導入いただき、請求書や領収書など経理に関連したあらゆる書類をスキャニングしてもらっています。電子的な書棚のように設定している保存先フォルダ(Working Folder)に事務所からリモートアクセスすることで、遠隔地であっても書類が確認でき日々の記帳代行業務が可能です。顧問先への移動時間が削減できますし、顧問先のご担当者に書類整理していただく手間もなくなります」と金田先生はその使い勝手の良さを評価する。もともとは不在がちな顧問先の社長に代わって稟議書類を遠隔地からチェックするべく、「DocuWorks」と複合機のスキャナ機能を利用したことがきっかけだが、今ではあらゆる経理書類をスキャニングして「DocuWorks」上に電子ファイルとして格納し、遠隔地からチェックする形で運用している顧問先もあるという。

実は、金田先生の事務所内もペーパーレス化が進んでいる。「決算関係書類はもちろん、毎月発行している情報誌や決算業務のチェックシート、税理士会や商工会議所などから送られてくる書類など、あらゆるものをスキャニングしています。大型の裁断機も導入したことで、おそらく4分の3ほど紙の書類が事務所からなくなっています。以前は毎月印刷のためのカウンタ料が5万円程度かかっていましたが、それが大きく削減できています。書類の廃棄に必要だった紙の溶解費用もなくなりました」と金田先生は驚きを隠せない。職員全員が持っているタブレットで「iCompassリモートPC2」を活用することで情報閲覧も容易となっており、200万円ほど年間経費が削減できているという。