医療法人（社団）佐藤病院グループ 様

1976年に肛門科及び耳鼻咽喉科の専門医院を桑名市内に開業したのを皮切りに、今では高齢者医療を中心に様々なサービスを提供している医療法人（社団）佐藤病院グループ。慢性的な疾患を抱える患者に対する長期療養施設として256もの療養病床を誇る長島中央病院をはじめ、介護老人保健施設やサービス付き高齢者向け住宅など、高齢者に寄り添う医療や介護が可能な複数の施設を展開。近年では、医療、介護、生活支援が一体的に提供される地域包括ケアの構築にも力を入れており、地域医療を支援するための中核病院として欠かせない存在となっている。

そんな同院が会計システムの導入を決めたのが2006年。それまでは会計業務はすべて会計事務所に委託し、給与計算のみ自前で行ってきたが、事業の拡大に伴って経営基盤の強化を図るべく会計パッケージの導入を決断。自計化への第一歩を踏み出した。

2006年に導入したACELINKは、「ACELINK Navi CE」を経て現在は「ACELINK NX-CE」へ切り替えが行われており、同グループの経営基盤を強力に支える会計システムに成長している。グループ全体で1法人として登録しているが、実際は病院や介護老人保健施設など7つの施設ごとにわけて管理が行われている。

日常的には、取引が発生するたびに伝票起票を行いながら、月次のタイミングで仕訳処理を実施し、会計事務所にデータを持ち込むことで総勘定元帳はじめ実際の処理内容をチェックしてもらう運用となっている。「会計事務所と同じソフトウェアだけに、わかる範囲はその場ですぐに修正するようになっています」と浅井氏。また、科目の確認や会費の支払い時期など経理関係の問い合わせ対応も行っており、ACELINK NX-CEを開いて過去の情報を検索することで迅速に回答できる環境が整備されている。なお、決算処理については年度末に会計事務所にデータを持ち込み、会計事務所の方で決算仕訳及び電子申告手続きが実施されている。

実際の評価については「会計事務所と同じパッケージを使っているからこそ、画面のどこに何を入力するのかの的確な指導をいただくことができます。科目の変更など複雑な処理が必要な場合は、iCompassコミュニケーションを利用して遠隔地にいる会計事務所からリモートで支援いただくことができ、とても助かっています」と浅井氏は評価する。

他にも、ACELINK NX-CEが持っている財務分析の機能を利用して、月次処理の状況や三期比較などの情報を上司の指示で作成することもあるという。佐藤氏は「経営分析資料を会議で共有し、今後の方向性を議論したりする際に役立っています」と力説する。

会計パッケージの導入でシステム化が進んだ同グループだが、給与計算の基礎データとなる勤怠情報が紙のタイムカードによって作成されていたり、職員のシフト管理がすべて病棟の責任者による手書きで管理化されていたりなど、電子化されていない業務に対する課題が顕在化していた。そこで、勤怠管理システム「Xronos/Tele time」を長島中央病院で導入、現在260名あまりがタイムレコーダを使ってACELINK NX-CE 給与へのデータ投入を行っている状況だ。「毎月まるまる4日程度かかっていた給与計算ですが、今では週3日で1時間ずつ、およそ12時間程度で計算を終えることができるようになりました」と伊藤氏は省力化の効果について力説する。

また、シフト管理についてもMJSから紹介していただいたソフトウェアを利用することでシフト作成の大幅な工数削減を実現。それまで台帳で管理していた有給休暇の状況がデータ化されたことで、本人が自分で有休情報が把握できるようになった点も大きいと現場からの評価も高い。

MJSのサポートについては「困ったときにはリモートで繋いで解決してもらうこともしばしば。現場に来てくれることもありますし、その場でわからなければ持ち帰ってすぐに調査して返信していただくことも。手厚いサポートで大変感謝しています」と浅井氏。

今後について、医療法人 佐藤病院 財務部長 安江 新二氏は「これから訪問介護など別の事業体も新たに加わってくることも想定されています。グループ全体の規模が拡大したとしても、財務部門として適切に対応できるような体制作りをしていきたいと考えています」と語る。経営分析をはじめとしたデータ活用も含め、財務部門としての組織強化を今後も進めていく考えだ。

また、各施設から上がってくるデータを取り込む際に柔軟に加工できる仕組みや残業代の考え方に則ったタイムカードの運用についても、さらにきめ細かく改善していきたいと安江氏に語っていただいた。