株式会社大洋ライン 様

導入のきっかけについて代表取締役 田伏 一也氏は「これまで運送事業を中心に展開してきましたが、ご縁があって数年前から静岡県内でラーメン店を中心にした飲食事業に乗り出すことになったのです。最初は1店舗だけの小規模なものでしたが、飲食事業の規模が拡大していく中で従来よりも処理しなければならない伝票の数が膨らんでいったのです」と当時を振り返る。これまでは伝票処理など税務全般を税理士事務所に依頼していたものの、伝票の数が一気に増えたことで税理士事務所の業務を圧迫。その過程で、自計化への取り組みについて税理士事務所側から打診されることになったという。「将来的な事業展開を考えると、運送事業と飲食事業を分けて管理したり、店舗あたりの状況を正確に把握したりすることが必要になるはずです。税理士事務所の負担が大きく膨らんだことがそもそものきっかけですが、打診されたことをいい機会として捉え、自計化に取り組むことを決断しました」と田伏氏。

実際の製品選定に際しては、同社会長が以前から組合などで関係のあった税理士に相談し、その事務所がメインの業務ソフトウェアとして長年活用していたミロク情報サービス（以下、MJS）のACELINK NXシリーズの1つ、顧問先向けパッケージ「ACELINK NX-CE」を選択。「会計事務所との連動性を前提に考えると、同じパッケージを利用するという選択肢が最良だと考えました。お勧めされたパッケージだからこそ、安心して利用できると考えたのです」と語るのは取締役 山田 孝枝氏だ。

また、トラックの運行管理を行う仕組みの中で運用されていた給与業務についても、将来的な会計との連動性を考えた上でACELINK NX-CEが持っている給与機能を利用することを検討。最終的にはACELINK NX-CEが持っている会計機能及び給与管理機能をフル活用した新たなインフラを同社の基盤として採用。さらに、導入後半年経ったタイミングで運行管理の仕組みをMJSに切り替えることで、同社のインフラをMJSが全面的に支援する体制が整うことになる。

ACELINK NX-CEの導入については、2012年7月に税理士事務所から打診があってからわずか1ヶ月後にはACELINK NX-CEの導入を完了させており、実運用に入るというスピーディな展開だ。実際の運用は、ひと月単位にまとめられた伝票を経理担当の武藤 路子氏がACELINK NX-CEに入力し、入力が終わった時点で税理士事務所にメールにてデータを送信する。また、買掛金や未払金、売上、給与などの帳票を作成した上で、請求書など一部の原票とともに税理士事務所に送っている。武藤氏は「以前勤めていた会計事務所は独自の仕組みを使っていましたが、その仕組みに比べて買掛金や未払金などの管理がわかりやすく、便利に使っています」と評価する。導入当初は会計及び給与が1台のPCで稼働するスタンドアロン版だったが、現在では複数のライセンスで会計処理の状況を別の担当者や経営陣が確認できるような環境が整っている。「税理士事務所と同じツールだからこそ、安心感に繋がっています」と武藤氏。

給与業務は山田氏が中心に行っているが、「導入当初はわからないことも多く、よくサポートセンターからPCに直接入ってもらうことも。サポートセンターにお任せできるので、パソコンにさほど詳しくなくても安心して使えます」と振り返る。

基本的には仕訳入力が業務の中心となっている武藤氏だが、前年との月次比較や財務推移表など必要に応じて帳票出力することもあるという。なかでも便利なのが、摘要コードの存在だと武藤氏。「事前に取引先などが簡単に登録でき、必要に応じて素早く呼び出すことができます。処理スピードも早くとても重宝しています。買掛金であればグループでまとめて呼び出すこともでき、入力作業も手早く行うことが可能です」と評価する。

また、運送事業と飲食事業を部門別に分けて管理しており、セグメントごとに試算表を確認することが可能となっている。「経費や消費税などを各部門に振り分け、管理上でしっかり把握できるようになっています。店舗の状況が可視化できるようになっている点はとてもわかりやすくて便利です」と山田氏。

今後について武藤氏は「社長や会長が必要となる資料やこういった情報が見たいと要請されたときに、いかに素早く出せるかどうかにかかってくると思っています。それができる準備をしっかりしておきたい」と語る。

また飲食事業はこれからも店舗展開を積極的に行っていく中で、細かな店舗別の数字も必要になってくる。店舗運営の基礎データとしても役立てて行きたいと山田氏。「まだ運用してさほど経過しておらず、まだまだ使いこなせていないところも。同じ業態ではどんなやり方をしているのか、どんな資料を用いてどんな分析をしているのかなど、他の企業の管理の仕方なども教えてもらいながら、これからも活用提案をいただきたい」と今後について語っていただいた。