メール処理に時間をとられる社員が業務効率化を達成！ 対面？残業？生成AI利用？
2024年11月3日
質問
開発競争真っ只中にある「ミロク工業」の開発部門では、社内や国内外の取引先等との業務メールの処理のために、社員が多くの時間を費やしており、本業の開発業務に十分な時間を割けなくなっています。限られた予算のなかで社員が研究開発へ取り組めるよう、開発部長であるあなたはどのような対応をとりますか？
パターン1
業務の調整をメールではなく、電話や対面で行うように指示する。
パターン2
メール処理に費やした時間分だけ、残業や休日出勤をして開発に取り組んでもらう。
パターン3
メール処理時間の短縮化のために生成AIを利用する。
この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
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新製品開発業務に時間を使えるようになった社員
「ミロク工業」の開発部門では、他社に先んじて良い製品を開発するため、日夜研究開発に勤しんでいます。新製品開発に対する本部からの要求は益々厳しさを増す一方、事業の成長に伴って社内や国内外の取引先等との業務依頼や調整等のメールが増え、以前のように開発の時間を十分に確保することが難しくなっていました。本部の期待に応えるような開発ができないことで、開発部門の社員たちはフラストレーションを溜め込み、モチベーションも低下していたのです。
しかし、開発部長のある提案が実践されたことで、開発部門の社員たちは研究開発業務に集中することができるようになりました。これによって、斬新な新製品を連発し、再び市場で大きなシェアを勝ち取ることができたのです。
以前 ～ある日の経営会議にて
ある日のミロク工業の経営会議でのことです。
社長
みんなの努力のおかげで、わが社の事業は大きく成長することができた。しかし、ここ最近、新製品の投入ペースが明らかに落ち込み始めている。このままでは市場のシェアを失いかねない。開発部長、開発部の状況について報告してくれ
はい。開発部の社員たちは必死に開発に取り組んでくれているのですが、実は、事業の拡大とともに、社内や国内外の取引先等とのメールによる業務依頼や調整等のやり取りが大幅に増えています。英語や中国語でのやり取りもあり、翻訳が必要なことも少なくありません。長文メールであることも少なくありません。そのため、メールの内容確認や返信文の作成などのメール処理に時間をとられてしまっているようなのです
開発部長
社長
わたしも処理しなければならないメールの数が膨大になって困っていたところだ。開発業務に支障が出るほどに大変な事態になっていたとは……
一日メール対応で終わってしまった、これでは開発が進まない……と嘆く社員もいるほどでして
開発部長
社長
開発はわが社の屋台骨だからな。開発に集中できる方法を早急に検討してくれ！
承知いたしました！（といっても、いったいどうすればいいのか……）
開発部長
質問
開発競争真っ只中にある「ミロク工業」の開発部門では、社内や国内外の取引先等との業務メールの処理のために、社員が多くの時間を費やしており、本業の開発業務に十分な時間を割けなくなっています。限られた予算のなかで社員が研究開発へ取り組めるよう、開発部長であるあなたはどのような対応をとりますか？
▼あなたの思うパターンをクリック▼
パターン1
業務の調整をメールではなく、電話や対面で行うように指示する。
パターン2
メール処理に費やした時間分だけ、残業や休日出勤をして開発に取り組んでもらう。
パターン3
メール処理時間の短縮化のために生成AIを利用する。
電話や対面で業務の依頼や調整等を行うことができれば、メール処理の手間はなくなります。しかし、依頼や調整等の度に電話や対面でミーティングを行うことは効率的ではありませんし、メールのようにやり取りの記録を残すこともできません。電話や対面での調整に切り替えることは、適切な対応とは言えないようです。
残業や休日出勤などの時間外労働によって開発の時間を確保するという選択もあるかもしれません。しかし、社員に過剰な労働を強いることは社員の健康を害することにもつながります。社員が体調を崩してしまえば、それこそさらに開発は遅れてしまうことになるのです。
開発部長がとった選択はメール処理のために生成AIを導入するというものでした。これまで、メールの内容確認や、返信文の作成のために多くの時間を費やしていましたが、生成AIを利用することにより、メールの内容要約や返信文案候補の自動作成などができるようになり、メール処理の時間は一気に短縮化されることとなったのです。
生成AIでメール対応を効率化
開発時間の捻出のためにどのような策をとるべきか、開発部長は頭を悩ませていました。そんなとき、たまたま参加した生成AIセミナーで、生成AIを利用することによってメール処理業務を大幅に効率化できることを知ったのです。開発部長は、早速セミナーで学んだことを社長に報告し、生成AIの導入を検討することにしました。
社長、先日参加した生成AIセミナーで、メール処理業務を効率化できるという話を聞いてきました。どうやら、生成AIを使うことで、長文メールの内容を要約してくれたり、返信文案の作成までしてくれたりするようです。英語や中国語などへの翻訳もやってくれるそうなんです
開発部長
社長
生成AIについては聞いたことがあるが、そんなことまでやってくれるのか
生成AIを用いることでメール処理の時間を大幅に削減することができれば、その分を開発のために振り向けることができます。残業や休日出勤を強いることで社員の健康を害することもなくなります
開発部長
社長
開発だけではなく、わが社全体で導入すれば、さらに業務の効率化が図れるかもしれない。情報システム部と相談して、早速検討しよう
ミロク工業は、早速情報システム部と相談し、メール処理業務に生成AIを導入することにしました。これによって、開発部の社員は膨大なメール処理業務から解放され、生成AIを利用したメール処理業務の短縮化が進み、開発業務のために多くの時間を使うことができるようになったのです。
「生成AIを利用したメール処理業務の短縮化」
生成AIを用いることで、メールの内容の要約、返信文案の作成、自動翻訳など、メール作成・返信に関する多くのプロセスを効率化することができます。月数千円程度など比較的安価で利用できます。メール処理業務を効率化することができれば、その分、本来の業務に多くの資源を費やすことができるのです。ただし、生成AIを利用する際は、効率性だけでなく、情報漏洩リスクにも十分配慮することが必要です。近年では、生成AIの利用に際してのセキュリティシステムの開発も進んでいますが。生成AIのメリットとともに、そのリスクについても十分に学習したうえで利用する必要があります。
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