マンガで解説：紙と「Excel」の販売管理から卒業したい　実現しやすい方法は？：ペーパーレスと自動化を同時にかなえる

事業成長や属人化の解消、デジタルインボイス対応などを考えると、中小企業が商品の仕入や在庫管理を紙資料や「Microsoft Excel」だけで遂行するのは限界がある。販売管理業務のシステム化をスムーズに実現するにはどうすればよいのか。

[ITmedia]

　「このまま取扱商品を増やすって……むちゃじゃない？」。ふとそんな独り言を漏らしたのは、老舗中小企業A社の社長だ。同社は長年、商品の仕入れから在庫管理、見積もり、受注、売上、請求などの業務に「Microsoft Excel」と紙資料を使ってきた。取引件数がそれほど多くはなかったこともあり、なんとかこなしてきたのだが、手間がかかることは否めない。商品数の追加、販路拡大を検討する中で、このまま同じやり方が通用するのかどうかという不安は大きい。

　さらに同社は、これらの作業を一手に引き受けていたベテラン社員の定年退職が間近に迫っている。いよいよ“脱Excel”“脱紙資料”を考えるべきなのか。システム化すれば本当に楽になるのか。A社社長の悩みの解決方法を、マンガを交えて確認していこう。

煩雑な手作業、ベテランに頼り切った業務フローはもう限界

　中小企業であっても、少額のものを多数販売する薄利多売型の業態では、販売管理システムの導入が進んでいる。しかし比較的金額が大きい商品を少数しか扱わない厚利少売型の業態では、いまだにExcelや紙で取引を管理しているケースが見られる。A社はまさにそのスタイルだ。販売計画や実績、発注、仕入れと在庫の管理、見積もり、受注、売上計上、請求などの業務でExcelや紙資料を使ってきた。「受注したら売り上げに反映するとともに、在庫情報を更新する」「在庫が減ってきたら発注し、品物が届いたら数を増やす」（仕入れ）などの作業を手作業で実施するのはかなりの負担となっていた。複数のExcelや帳票を連携するために、利用中のExcelマクロのメンテナンスが発生するといった煩雑な業務も多い。「商品の種類が増えた」「販路拡大で顧客が増えた」というだけで混乱が起き、ミスやトラブルにつながりかねない状態だった。

　「これまでなんとか対処してきたけれど、少し事業形態を変えるだけですぐに限界がきてしまう……」と焦るA社社長に追い打ちをかけるのが、近年の人手不足だ。複雑な業務フローを全て把握しているのはベテラン社員のみ。特定の社員に頼り切った状況は会社として望ましいとは言えず、ベテランの定年退職までに属人化を解消するためにも、現状の改善は不可避だ。

インボイス対応は終わっていない？　次に来る「デジタルインボイス」とは

　併せて考えておきたいのが、インボイス制度への準拠だ。もちろんA社でも制度開始時に必要な準備を済ませたが、既存のExcelシートを修正してどうにか乗り切ったに過ぎない。請求書における税額計算などの確認にかなりの手間がかかっていて「次に制度改正があったときにも、同じことを繰り返すのか」という不安を抱いているなら、早急に改善を考える必要がある。

　政府は企業のシステム間で直接請求データをやりとりする「デジタルインボイス」を推進している。大手企業がデジタルインボイスを採用し始めると、取引先も追随せざるを得なくなり、一気に普及が進むと考えられる。デジタルインボイスのシステムは、売り手のシステムから買い手のシステムに対して直接データをやりとりし、請求に対する入金消込や仕入れ、支払、仕訳などの一連の会計業務を自動処理することが可能となる。かなりの効率化となるだけに取り入れる企業も増えていくはずだ。A社は現状、請求書などの証憑（しょうひょう）はPDF化して「電子インボイス」としてメールでやりとりしているが、デジタルインボイスに対応したシステムを導入すれば「取引先から受け取った紙やPDFの証憑を見て会計システムに手入力する」といった手間はなくなる。こうした流れに乗るためにも、販売管理のシステム化は早めに進めておきたい。

業種問わず使えるクラウド型販売管理で、気軽にシステム化を

　販売管理のシステム化を「気軽に始められる」ことを特徴として打ち出しているのが、ミロク情報サービスが提供する中小企業向け販売管理システム「かんたんクラウド販売」だ。業種を問わず共通する中核業務をカバーしたクラウドサービスで、販売管理業務のIT化をすぐに実現できる。

　販売管理システムは各社からさまざまな製品が提供されているが、扱う商材や業種などによって大きく事情が異なる領域でもある。オンプレミス型販売管理システムはカスタマイズのニーズに応えられることを特徴とした製品が多く、クラウド型販売管理システムは業種特化型のサービスが主流だった。一方で企業のクラウドサービス活用が進み、汎用（はんよう）性の高いクラウド型販売管理システムに対するニーズも高まっていた。これまで多くの中小企業を支援してきたミロク情報サービスは、同社のベストプラクティスを集約し、業種・業態を問わずに使える販売管理システムとしてかんたんクラウド販売を作り上げた。

　かんたんクラウド販売は、見積もりと受注、売り上げ、請求、回収機能を中心とした「販売管理」と、発注、仕入れ、仕入れ締め、支払い、在庫管理機能を中心とした「仕入・在庫管理」の2つの機能群で提供される。両方組み合わせることはもちろん、どちらか一つずつでも利用可能だ。在庫を持たないサービスを扱う場合は、販売管理のみで利用するといった形が取れる。他にも「PCの販売と併せてキッティングなどのサービスを提供する」「ビールの販売と併せて、ビールサーバをレンタルで提供」など、在庫がある商品と在庫がないサービスを組み合わせた業態であっても、同時に管理することが可能だ。

　「かんたんクラウド販売」を使えば、見積もりの作成や受注後の売り上げの計上、受注による引当処理、出荷後の請求書の作成、発注、仕入れといった一連の業務において、データが自動で連携される。手作業でデータの反映や更新をする必要がなくなり、データの集計作業も自動化できる。「今月の売上状況はどうか」「在庫がどれくらい残っているか」などの数値がリアルタイムにいつでもどこからでも把握できるようになる。Excelによる集計だと「月の途中では最新の数値が分からない」「締め作業が終わらないと今月の売り上げが確定しない」といった悩みは珍しくないが、これらの課題も解消される。

どこにいても、Webブラウザから同じデータを確認できる

　クラウドサービスとして提供されるかんたんクラウド販売は、導入の簡単さが特徴だ。Webブラウザでアクセスするだけですぐに利用を開始できる。利用開始後もOSやソフトウェアのバージョンアップなどを気にする必要がない。同サービスの保守やアップデートは、全てミロク情報サービスが担う。税制改正や制度改正などにも自動で対応するため、ユーザー企業は常に最新の機能を利用できる。

　Webブラウザから利用できるため「会社にいなければ使えない」ということもなくなる。近年はテレワークが一般的になりオフィス外で作業する機会が増えてきた。外回りをする社長や営業は「顧客先での商談中に在庫を確認したい」といったニーズを持っているだろう。かんたんクラウド販売であれば営業や営業事務、経営者、経理など全員がどこにいても、リアルタイムで同じデータを確認できる。

　かんたんクラウド販売はデータのバックアップやセキュリティをサービスの中に組み込み、事業継続に支障が出ないよう対策している。「いつ、誰が、データを登録・変更したか」は全て記録しており、不正抑止につながる他、万が一改ざんなどが発生した場合には原因究明に利用できる。エンドユーザーごとに機能を設定する処理権限管理機能もあり、内部統制の徹底を支援する。

商売の起点となる販売管理からDXを

　かんたんクラウド販売はミロク情報サービスが提供する他の製品・サービスと連携できる点もポイントだ。同社製の会計システムと連携させることで、仕訳の自動作成が可能になり、経理業務の効率化につながる。同社の「Edge Tracker 電子請求書」はデジタルインボイスの国際規格である「Peppol」に準拠した送受信が可能になる。同社は他にも幅広いラインアップを持っており、業務のIT化を何から着手するか、どのぐらい進めればいいのか、というユーザー企業の悩みに寄り添い、的確な支援を提供する。

　販売管理のシステム化は業務効率だけでなく、事業の拡大にもつながる。業務をアナログからデジタルへ切り替え、データを一気通貫で扱えるようにする手軽な手段として、クラウドサービス活用は中小企業に適した選択だ。

　これまでも会計や電子請求書発行、電子帳簿保存法に対応するファイル格納サービスなど、さまざまなサービスを提供してきたミロク情報サービスは、「かんたんクラウド販売」で、商売の“起点”となる売り上げや仕入れの部分のDXを実現した。これらのサービスを連携させることで商売のスタートラインからデータを集めることが可能になり、途切れることなくデータで業務がつながっていく。人材不足のなかでビジネス拡大を目指すためにも、今こそシステム化のチャンスだ。

提供：株式会社ミロク情報サービス
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