株式会社フィル・エ・クチーレ 様

　抱える店舗も多いなか、「ACELINK NX-CE」によって効率的に会計業務を進めていた同社。そんな折、2021年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、2024年1月からは、電子取引における電子データ保存が完全義務化された。そのため多くの事業者に電子保存をするための体制づくりが必要になった。

　「当然、弊社も対策が必要になるのですが、本社が対策するだけでなく、全国にある店舗にも情報発信して、理解してもらわないといけません。販売のこととは違って、事務や会計まわりの情報は、店舗によって温度差もあり、浸透に時間が掛かります。そこで、本社としては早めに対策をしておきたく、MJSさんからの提案もあって、2021年に『MJS e-ドキュメントCloud』を導入しました」（古賀氏）

　「MJS e-ドキュメントCloud」は、電子帳簿保存法に対応し、電子取引データやスキャナ保存した各種証憑書類等をデータセンターに保存できるサービス「MJSe-ドキュメントCloudキャビネット」と、電子契約サービス「MJS e-ドキュメントCloud サイン」の2つで構成されている。導入にあたって、決め手となったポイントは何か？

　「やはりMJSのきめ細かいサポート面ですね。何か不具合などがあった際、MJSは問い合わせメールの返事も早い。担当者が不在で放置されるようなことがありません。この点ではいつも助かっています」（古賀氏）

　導入にあたってはテスト運用期間を設け、その前に各店舗担当者も含めて全社的な説明会を調整した。

　「全員が出席する前で、MJSの担当の方が画面を通じて詳しく説明してくれて助かりました。質問もたくさん出て、『見積書は保存するべきなのか』『ネットショップで弊社が発行する納品書も保存するのか』といった様々な問いに対して、丁寧に対応してもらえました。ルール的なことについては、社内の人間だとよく分からないので即答できないこともあります。その点、MJSの方がいてくれたので安心でしたね」（古賀氏）

　テスト運用を経て、現在はスムーズに利用ができていると古賀氏は話す。

　「領収書や納品書といった書類をアップロードして、６～７項目を入力するだけで良いので作業自体は簡単ですね。選択式の項目もあるので、思った以上に手間や時間がかからない。おかげで書類を溜めることなく、日々処理ができています。各店舗からも、テスト運用前は、保存作業が手間だという声もありましたが、実際に運用を始めると、操作自体は簡単だし、法律への意識も高まったのか、特に不満の声はなく、スムーズに活用できているようです。たまに出張に来た店長が、ついでに質問してくることがある程度で、皆、使い方もしっかり理解しています」（古賀氏）

　今や電子帳簿保存法への対応も万全となった同社の、今後のMJS製品の活用に対する展望を伺った。

　「今のところ『MJSe-ドキュメントCloud』は、シンプルに書類の保存だけに使っているので、本来の機能を十分に使いこなせていないと感じています。あとは、『ACELINK NX-CE』との連携も活用して、旅費精算などの証憑書類を保存するなどしていきたいです。また、商品を製作する工場は外部なので、日々の請求書の量が凄まじい。今は電子で届いたものをいちいち紙に出力しているので、そのあたりをもっと効率的に連携する体制を考えたいですね。あとは、全国展開をしていて、アルバイトやパートが多いため、勤怠管理には常に頭を悩ませています。コスト面など課題はいろいろありますが、MJS製品も検討しながら、そういった課題も解決していきたいと考えています」（古賀氏）