株式会社パブリックビジネスジャパン 様

図書館や文化会館、地域交流センターなど、地方公共団体が設置する施設の管理代行が可能となる指定管理者制度を活用し、公的施設管理を専門的に手掛ける株式会社パブリックビジネスジャパン。館長はじめ、行政書士や健康運動指導士や図書館司書など多くの有資格者を公的施設に派遣し、施設の運用管理全般を引き受けている。現在は高齢者介護予防・子育て支援総合施設「夢もやい館」や市民と森林との触れ合いの場を提供する「熊本市森林学習館」など、熊本市が設置した12の施設を他社と共同企業体を設立する形で運営管理。社員・スタッフ総勢100名超の規模にまで事業を拡大させている。この指定管理者制度を専門に手掛ける企業は全国でもあまり例がない。

そんな同社が会計システムおよび給与システムの刷新を行ったのが2013年のこと。管理代行する施設が増えていくなかで事業規模が拡大し、会計処理がこれまで以上に複雑化したことで、業務効率化を実現することが大きな目的だった。

最終的には出資割合で費用負担を行った上で、自社の会計に取り込む形で運用している状況です。ただし、代表企業として当社が登録されている施設に関しては別法人で会計処理を行いますが、代表企業でない部分は1つの部門として処理を行っています」と語るのは総務部 部長 黑川 麻友美氏だ。少し複雑な処理もあるため、結果として仕訳処理の件数だけでも1,000を超える規模にまで業務量が膨大に。業務負荷を分散する意味でも、複数の人員で会計処理できる仕組みを検討したと黑川氏。そこで目に留まったのが、MJSが提供する中小企業向け業務パッケージ「ACELINK NX-CE」だった。

以前からMJSを利用してきたことで使い勝手の面が高く評価されただけでなく、複数人が同時に作業できる環境が整えられることを評価。税理士事務所からのサポートも考慮し、MJSの「ACELINK NX-CE」が採用されることになった。

また、以前は簡易的な給与パッケージを活用してきたが、「複数の施設にまたがって活動しているスタッフもおり、年末調整時には合算処理が必要になるなど複雑な処理が要求されます。法定調書も個別に用意しなければならず、業務負担は大きなものになっていました」と鏡氏。そこで、今回のシステム刷新に合わせて会計基盤と連携可能な「ACELINK NX-CE 給与」の採用も決定。複数施設の柔軟な会計処理や派遣スタッフ含めた給与の支払いを円滑に行う基盤作りを実現することになる。