株式会社エノモト 様

金属と樹脂の微細複合加工技術を武器に、日本と中国、フィリピンの3極体制でグローバルにビジネスを展開している株式会社エノモト。高度な金型技術を駆使しながら、スマートフォンなどに用いられる狭ピッチの「コネクタ」、そしてLEDやIC／トランジスタ向けの「リードフレーム」の2つを事業の柱に据え、他社にまねのできない高付加価値な部材を市場に送り出している。

そんな同社を数字の面から支えている経理管理グループ 経理部では、日頃から業務の効率化に注力。正確な数字情報をいち早く経営者へ伝えることを念頭に、個々のスキルアップとシステムによる自動化の両輪で業務改善に取り組んでいる状況だ。「2000年以前から財務会計の基盤としてミロク情報サービス（以下、MJS）のソリューションを導入し、人事給与システムとともに長年運用してきました。また、経理業務の効率化と統制環境の強化を図るべく、数年前にはワークフローを整備し、申請承認業務の電子化を進めています」と語るのは、同部 経理課 第1係 係長荻谷 俊介氏だ。そして今回、保守切れを迎えたサーバーの更新とともに、新たな環境整備に向けた基盤刷新のプロジェクトをスタートさせることになる。

新たな環境を整備するにあたって重視したのが、これまで同様、ワークフローと経理業務がシームレスかつリアルタイムに連携できる点だった。「月次処理を迅速化するためにも、できる限り自動化して工数削減ができる仕組みが必要でした。いろいろな製品を検討しましたが、その点でMJSのシステムが秀でていたのです」と荻谷氏。また、ワークフローの整備によって承認前の数字が事前に把握でき、予定の数字として早期に報告可能な点も大きな魅力だったという。

さらに、業務効率化に向けて新たに取り組んだのが、“電子帳簿保存法に関連したスキャナ保存制度の要件緩和への対応を含めた、帳簿や書類の保存義務の緩和に関するe文書法への対応”だった。「例えば経費精算を行う場合、ワークフローによる申請を行いながら、同時に領収書などの原本証憑が紙の状態で経理部門に送られてきます。この原本が届かないと最終的な承認が行えず、処理するまでにタイムラグが発生していました。実は、2016年から月次の試算表提出を1日前倒しするプロジェクトに取り組んでいたこともあり、出張中であっても上長が承認できる仕組みを実現したかったのです」と荻谷氏。

このe文書法にも柔軟に対応できるのが、MJSの「Galileopt NX-I」だったのだ。「証憑をスキャンし、タイムスタンプを付与したうえで申請フォームに添付することで、外出先からでも原本確認したうえで承認作業できるようになります。MJSであればe文書法に対応しながら、業務を効率化できると分かったのです」（荻谷氏）。

現在は、「Galileopt NX-I」を財務会計および人事給与管理の中核基盤として展開し、マイナンバー管理やワークフローなども含めた業務基盤をMJSの他ソリューションで整備している。刷新プロジェクトそのものはサーバーの保守切れへの対応が検討され始めた2015年からスタートし、2016年11月にはMJSでの基盤刷新を決定、2017年1月にはテスト環境を展開し、4月から本稼働している。

今回のe文書法に関連した証憑の電子化を行ったことで、以前は支払依頼書などの遅れによって月初7日間の締めまでに作業が終わらないこともあったのが、今は3～4営業日のうちに申請処理が行われるようになった。一部イレギュラーなものを除いて、月次後半にかかる業務の集中などが前倒しされ、試算表作成の迅速化が実現。取引先から請求書が届いたのちに起票申請して承認されるまでの期間も、以前は5～8営業日ほどかかっていた。今では1～2日程度で承認が終わっており、処理の早期化にも大きく貢献している。「承認者が出張中でも確認できるようになったことで、承認までの期間が大きく短縮されています」と荻谷氏。システム上でどの承認が遅れているのかが一目瞭然になり、社内で申請を待っている担当者の心理的な負担も大きく軽減されているという。

さらに、証憑をスキャンすることで、経理部門での紙の管理も簡単に。「月の支払件数だけでも250件ほどありますが、以前はすべて紙の請求書を集めてファイリングするだけでも半日以上の時間が必要でした。今はファイリングする手間もかかりません」と荻谷氏は評価する。

使い勝手の面では、申請フォーマットが自分たちでGUIから自由にカスタマイズできるようになっており、一覧画面で確認したい項目だけをシンプルに表示させるなど、作業そのものの効率化にもつながっている。「多くの申請書を必要に応じて自分たちで作成しています。それだけフォーマットが作りやすいということの証拠です」と荻谷氏。経理部で作業しているメンバーからも、使い勝手の面での評価が高い状況だ。また、仕訳時に記載する摘要の書き方を統一することで、チェックの際にも有効活用しているという。「各拠点から修繕費がどれくらいだったかなどの問い合わせがあれば、摘要で絞ってあげることですぐに情報にたどり着くことができます。毎月発生しているはずの項目が抜けているケースもありますが、摘要で抽出すればその漏れもすぐに発見できる」（荻谷氏）。

今後については、現在他の仕組みで行われている売掛金回収連絡票など紙の運用を、できる限りMJSのワークフローに取り込んで自動化していきたいという。「現場が検収通知を受け取って別のシステムで処理したのちに営業が売掛金回収連絡票を起票していて、この連絡票に入金金額などの情報が含まれています。この情報を元に経理部門がFBデータと突き合わせながら消込を行っていますが、ワークフローを使えばリアルタイムに連携できるはず。さらなる業務効率化に向けて、自動消込の仕組みは実装していきたい」と荻谷氏は力説する。

また、今は複合機で証憑原本のスキャンを行っているが、いずれはスマートフォンのカメラで証憑をスキャンし、スマートフォンからでも負担なく申請できるような環境を整備してきたいという。「タクシーの領収書などは、今は写真に撮ってPCに送りPDF化して申請フォーマットに添付しています。これらの申請作業が会社にいなくてもできるような環境を整えていきたい」と今後について荻谷氏に語っていただいた。