ほんだ商店 様

以前は売掛金や現金売上は表計算を利用して管理し、月次の締め後に再度会計システムに手入力していた。そのため、月末月初は仕事量が膨大となり、現金売上や売掛金の確認だけでも多くの時間がかかっていたという。同時に、表計算ソフトと会計ソフトに二重入力することでミスも起こりやすく、売上部分と会計ソフトがシステム連動できるものが求められたのだ。

そこで税理士に相談したところ、紹介されたのが、ミロク情報サービス（以下、MJS）が提供する小規模事業者向け会計パッケージ「iCompassNX会計Plus」と、売掛管理と請求書発行を可能にする中小・小規模企業向け業務パッケージ「ACELINK NX-CE 販売」だった。「以前、会計については他メーカーの製品でしたが、販売管理との連動を重視した上で、先行してMJSに切り替えました。そして、1年後に販売管理を導入したのです」と中村氏は語る。

選定にあたっては会計と販売管理の連動性がポイント。請求書の発行にもデータ活用できることが大きな要件だが、長崎に拠点がある点も見逃せない点だった。「システムを利用する事務の方だけでは使い方がわからないことも。そんなときに長崎に拠点があるMJSならすぐに対応いただけて安心だと考えたのです」。

結果として、ほんだ商店の販売管理に「ACELINK NX-CE 販売」が採用され、会計パッケージ「iCompassNX会計Plus」と連動させることで入力業務の省力化を実現することになる。

現在は、電話やFAXで弁当を受注すると、手書きのボードに書き出し、それぞれ特定のルートごとに情報を整理した上で必要個数をトラックで配送する。配送し終えた段階で、どの顧客に何個売り上げたのかを記載した日報を見て、事務所の担当者が「ACELINK NX-CE 販売」に入力していく運用だ。1日あたり2,500～3,000個程度の弁当が販売され、配送ルートや特別注文品などの品目別に顧客コードや商品コードが割り振られている。この顧客コードや商品コードと売上個数、金額を入力し、その場で現金をお支払いただく現金売上か、月末払いの売掛金か、といった取引を売上伝票に入力していくことになる。月末になると「ACELINK NX-CE 販売」から請求書を発行し、会計側にデータが受け渡され自動仕訳されることで月次の締めが行われる。「1,000番台ならAコースといった、顧客コードが配送ルートなどによって割り振られており、配送ルートごとの売上状況がすぐに把握できます」と中村氏。今では見通しが以前よりも早く立てられるようになったことで、設備投資を行うタイミングもしっかり見極められるようになった、とシステム導入の効果を中村氏は実感しているという。

また会計と販売管理が連動したことで、効率化に大きく貢献していると中村氏は評価する。転記による入力ミスもなくなった。以前は集計した後の確認作業に多くの時間がかかっていたが、今では定期的にチェックできるようになり、決算時の負担が減っている状況だ。

MJSのサポートについては、「わからないことがあれば連絡し、早急に対応いただいています」。担当者が不在の際にもカスタマーサービスセンターからリモート接続（iCompassコミュニケーション）して対応することもあり、現場からの評価も高いという。言葉で伝えづらい相談でも直接現場に出向いて対応してもらえるため、拠点が近くにあることが現場の不安を解消していると語る。

なお、ほんだ商店ではMJSの提案を受けて複合機も導入した。月ごとに献立を作成し、インクジェットプリンターを用いて数百枚単位で印刷して配送時に配布していたが、この印刷作業に多くの時間とコストがかかっていた。「時間短縮とコスト削減に役立つということでMJSから提案いただきました。知らないことは考えようがないため、さまざまな形で業務改善提案を受けるなかで気付きが得られている点も大いに助かっています」と中村氏は評価する。