ユーザックシステム株式会社 様

そんな同社では、20年ほど前までは関連会社に委託する形で給与計算を行ってきたが、自前での処理に切り替える段階で給与計算が可能なパッケージ導入を検討。「自前でやることが初めてだったこともあり、できれば使い慣れた仕組みを望んでいたのが当時の状況でした」と管理本部 総務グループ 山田 直正氏は当時を振り返る。そこで選ばれたのが、当時委託していた関連会社が使っていたミロク情報サービス（以下、MJS）の給与パッケージだった。「以前から使っているなかで不便を感じることもなかったため、使い慣れたソリューションを自社で活用することになったのです」と山田氏は説明する。そして自社で給与計算を実施し始めてから現在まで、MJSの給与パッケージを利用し続けている状況にある。そのなかで課題として感じていたのが、紙による給与明細の配付だったと山田氏は語る。

給与明細は、これまで給与が固まった段階で明細書を作成して印刷し、封筒に入れ込んだのちに社内のメンバーに配付していた。東京本社のメンバーには直接配付し、大阪本社には宅配便を利用して送付、大阪側の担当者を経由して配付する運用だったという。この運用そのものの負担が大きくなりつつあったのだ。「100人を超える規模の従業員に対して、1件ずつ印刷、封入して配付していくことになり、それなりに時間と手間がかかるようになってきていたのです」と山田氏は課題を吐露する。しかも、配付する従業員が不在の際には保管庫に保管しておき、出社のタイミングを見計らって手渡しするという管理上の手間もあり、給与明細の受け渡し方法を簡素化したいと考えていたという。

実はMJSの給与パッケージであれば、給与明細をPDF化してメールに添付して配信する仕組みがオプションとして存在していたが、メール自体を受け取らないと給与明細を確認することができない。そのため、例えば自宅で給与明細を見るといったことが難しいケースが出てくることも想定された。「一度会社のPCでメールを受信してしまうと、自宅のPCからは見ることができないケースも。実は当時からWebを利用して給与明細の確認が可能なソリューションは世の中に存在していたのですが、個別に導入して既存のシステムと連動させるのも相当の労力が伴います。そのため、なかなか前に進まなかったのが実態だったのです」と山田氏。

そんな折、山田氏が紹介を受けたのが、MJSが提供する統合フロントクラウドサービス「Edge Tracker」だった。「実は給与パッケージを更新するタイミングで『Edge Tracker』の提案がありました。Web上で給与明細が確認できる仕組みが機能として実装されることがわかり、割と私のイメージに合ったソリューションだという印象を受けました」と山田氏。以前から給与の仕組みと円滑に連動してWeb明細化できる仕組みを望んでいたこともあり、すぐに導入を決断することになる。

現在は、最新版の給与パッケージ「MJSLINK NX-Plus 給与大将」が同社における給与システムの基盤として稼働しており、給与大将にて給与が確定した段階で「Edge Tracker」に情報をインポートし、配信タイミングを指定したうえで給与明細へアクセスできるURLを130名ほどいる従業員に対して自動的にメールで通知、いつでもどこでも給与明細が確認できるようになっている。「手順に沿って入れ込むだけなので、特別な負担もなく給与明細のWeb化が可能になっています。特別な環境を用意することなく月額費用だけで利用できる点も大きい」と山田氏は評価する。なお、従業員のマイナンバーと源泉徴収票の連動を考慮した結果、「MJSマイナンバー」も導入。従業員のマイナンバー管理をはじめ、取引先のマイナンバーも安全な状態で管理している状況だ。

「Edge Tracker」を導入したことで、印刷や封入、配付の手間が削減できただけでなく、直接手渡しできない産休や育休取得中の従業員に対してもきちんと届けることができるようになった点は大きいと山田氏は評価する。「給与明細を支給対象者全員に確実に届けることが可能になりました」。もちろん、給与明細が印字された紙そのものや封筒などのコスト負担もなくなり、配送途中の事故リスクといった不安が払しょくできている点も副次的な効果になっているという。

実際給与明細を受け取っている現場では、以前に比べて便利になったという声を聴く機会も少なくないという。「PCだけでなくスマートフォンでも給与明細が確認できるため、これまでの紙に比べて確認しやすくなったという声は上がっています。ただ、これまで通り紙で欲しいという声も一部あるため、その場合は自分自身で明細を印刷してもらうようにお願いしています。全体的に問題なく運用できています」と山田氏。

なお、最新バージョンとして利用している「MJSLINK NX-Plus 給与大将」については、従来通りの使い勝手を踏襲しながら、より便利なものになっていると評価する。「社会保険関係でいえば、定時決定や随時改定なども以前は手計算してチェックしていたものが、今では自動化されて負担なく処理できるようになっています。バージョンが上がるたびに負担軽減につながるよう機能アップが行われているため、全体的に使い勝手がよくなっている印象です」と山田氏。

現在は「Edge Tracker」が持つ「給与明細参照」のみを活用しているが、「勤怠管理」や「年末調整申告」などの機能についても興味を持っているという。「勤怠管理はスクラッチ開発した仕組みがありますが、周辺システムとの連動が行われておらず、給与計算時には転記して再度計算しなければなりません。勤務時間などの情報が給与システムと連動できれば、業務の効率化にもつながるはず」と山田氏は期待を寄せている。また、「Edge Tracker」の「経費精算」についても、使い勝手が良ければ検討していきたいという。

現状は多くの仕組みが業務ごとに閉じた仕組みとなっているが、統制環境の強化も含めて仕組みを連動させていくことで、よりシステマチックな形で基盤を整備していきたいという。その場面でもMJSのソリューションを役立てていきたいと最後に語っていただいた。