社長は僕らをクビにするつもりか？　業務マニュアル作成の真の目的とは？

業務マニュアルが社内のネットワークで見える化された会社

「ミロクIT」は創業5年目のベンチャー企業です。売上は右肩上がりで、従業員数も1年前の数倍に増えました。今日も人事担当者が、中途入社したばかりの従業員を連れて社内を案内しています。

人事担当者	当社は社内のネットワークで社内規程や業務マニュアルなど、様々な共有資料を見ることができるようになっています
中途社員	へー、すごいな。業務マニュアルがこんなにある
人事担当者	ええ。当社では、すべての従業員が主な業務については必ず業務マニュアルを作るようにしているのよ

今でこそ業務マニュアルが作成されるようになったミロクITですが、半年前に社長が業務マニュアルを作るよう全従業員に指示を出したときは大変だったのです。

半年前　～社長の指示の意図が見えない！

半年前のことです。ミロクITは売上増加に従業員の増加が追い付かず、従業員たちは日々の残業でだいぶ疲れがたまっていました。そんな状況を改善したいと思っている社長は、ある日の朝礼で従業員を前に話を始めました。

社長	うちの会社は急成長し、従業員数も増えてきた。これからは皆さんに自分が担当している主な業務について、業務マニュアルを作成するようにしてもらいたい
従業員A君	社長、業務マニュアルって何ですか？
社長	自分の業務の内容や手続きを書き出した、いわば料理のレシピみたいなものだ
従業員B君	社長、なぜそんなものを作るんですか？　残業続きで忙しいのにわざわざ業務マニュアルを作るなんて……。それで売上や利益が増えるならやりますけど……
社長	皆の業務が見える化できれば、業務を後輩や中途社員に教えるときも楽になるだろう。その結果、やがて売上や利益も増えるはずだ

朝礼が終わり、A君が早速パソコンで自分の業務マニュアルを作成しようとしたところ、ふと手がとまりました。

A君の心の声	＜ところで、なぜ社長はみんなに業務マニュアルを作れなんて言い出したんだろう？　もしかして社長は僕らをクビにするつもりなのか？＞

 

妻のレシピがあれば、妻と同じ料理が作れる！

その日、従業員A君が自宅に戻ると妻と保育園児の娘が家で待っていました。

妻と娘	お帰りなさい
A君	いや～、今日も疲れた
妻	あなた、実は明日から急きょ出張の仕事が入ったの。3日間なんだけど大丈夫かしら？
A君	まぁ、保育園に延長保育をお願いすれば何とかなるかな。問題は夕飯だな。僕はインスタントラーメンぐらいしか作れないからな～
妻	それなら大丈夫。私の料理のレシピノートを渡しておくわ。この中であなたでもすぐに作れそうなところに付箋をしておいたから
A君	なるほど。これなら僕でもできそうだ

レシピノートをパラパラめくっていたA君ですが、ふとあるページに目がとまりました。

A君	これって、この前、君が作ってくれた特製健康イタリアンじゃないか。意外と……
妻	えへへ、バレたか。意外と作りやすいのよ
A君	それにしても、自分の手の内をさらけ出すようなことを良くしたね
妻	確かに私の手の内がバレちゃうけど、これがあれば急なことがあっても安心でしょ。そう思って、あなたでも分かるように書いておいたの。まぁ、業務マニュアルみたいなものね
A君	なるほど。そういえば社長も言ってたな。業務マニュアルは料理のレシピみたいなもんだって
妻	ところで、来月、大学のゼミの仲間で旅行に行こうって企画があるの。行ってきてもいいかしら？

A君は、彼の仕事である皿洗いをしながら考えました。

A君の心の声	＜なるほど。自分の業務をマニュアル化すれば、急に従業員が退職しても業務が滞らないというメリットがある。しかし何といっても休みを取りやすくなるというのは業務マニュアルの効果だな＞

翌日から、従業員A君は1週間の夏休みを取るために、せっせと自分の業務マニュアルを作り始めました。