会議で高級車が買える！？　経理担当が見落としていた会議費の正体と削減策とは？

方向性が固まった！

食料品の卸売業を営む「ミロク食品販売」。今日も会議では皆が集中して議論が進み、方向性が固まったようです。
　
以前は「高級車が買える！？」と言われていましたが、今は「とても高級車なんて買えない！？」会議に変貌したのです。一体どういうことでしょうか？　ちょっと半年前の様子を見てみましょう。

半年前　～今日4件目の会議終了でクタクタ

日々、様々な会議が開催されているミロク食品販売。ほとんどの参加者が各自ノートパソコンに映した資料を見ながら会議に聞き入っています。
　
ある日の夕方。ようやく会議が終わり、会議に参加していた若手社員たちが会議室から出てきました。

社員A	今日は午前中に１件、午後は3件の会議があったんで、もうクタクタです
社員B	今日の会議は報告に時間がかかってましたよね。結局、意見はまとまらず、明日に持ち越しになっちゃいましたね
社員C	緊急会議があったんで、今日予定していた業務が終わってません。あー、残業しないと……
社員D	それにしても、さっきの会議のときの資料、随分きれいにできてましたね。見習わないと

中途入社でミロク食品販売に入ったばかりのEさんはその様子を見て言いました。

Eさん	ここって随分と会議の費用をかけてますよね。すぐに高級車が買えちゃいそうで……

経理担当は、損益計算書の「販売費及び一般管理費」の中の「会議費」のところを指して言いました。

経理担当	いや、そんなことないよ。うちの会議費はせいぜい月平均でこんなもんだよ。とてもじゃないけど、高級車なんて買えないよ

ちょうどその様子を見ていた管理部長は思いました。

管理部長の心の声	＜すぐに高級車が買えちゃいそうって、どういうことだ？＞

 

中途入社の社員が教えてくれた、会議費の正体とは？

中途入社のEさんと経理担当の話を耳にした管理部長は、さらに二人のやりとりを聞いていました。

Eさん	会議費の勘定科目に計上してるものって、会議の際の飲食代とか、せいぜい外部の会議室代とかですよね
経理担当	と言うと？
Eさん	例えば、会議のための交通費や宿泊費は旅費交通費の勘定科目で処理してるかもしれませんが、これも会議の費用です
経理担当	なるほど
Eさん	会議用の資料を印刷して配ったら、その印刷代もかかってますよね？
経理担当	あっ、それは消耗品費に含まれてるけど、うちは資料を印刷せずにパソコン画面で見るのが原則だから、そんなにはかかってないはずだけど
Eさん	そうでしょうね。でも、実はもっともっとでっかい費用がかかってるの、ご存じですか？
経理担当	さすがにこれ以上はないんじゃないかな……。まだあるの？
Eさん	人件費ですよ。これは他の費用よりもずっとずっと大きいはずです
経理担当	でも、会議をやろうとやるまいと、どっちみち人件費はかかるでしょう？
Eさん	会議に時間を取られて本来の仕事が終わらず残業すれば、残業代がかかります
経理担当	それなら分かる
Eさん	それに、たとえ残業にはならなくても、会議がなければ別の仕事ができたはずです
経理担当	もっと他の仕事に使えたはずの人件費を、会議のために無駄にしてるかもしれないってことか

 

管理部長の心の声	＜うっ、人件費がかかってたのか！　うちの会社は会議費の勘定科目で処理してるのは、会議の際の弁当代とか飲食代とかだから、会議の費用って聞いたとき、そればかりが頭に浮かんだけど、もっともっとでっかい会議費があったってわけか！

後日、管理部門の各メンバーに、ここ半月の間に参加した会議をピックアップしてもらったところ、思っていた以上に、会議の回数は多く、それぞれの会議の時間は長く、参加者数も多いことが分かりました。また、会議資料の準備や議事録の作成にも多くの時間をかけていました。これらを集計すると、ここ半月だけでも、会議にかけている延べ時間は相当な時間に上っていたのです。
　
これを機にミロク食品販売では、会議の延べ時間削減に向けて動き出しました。その結果、会議の延べ時間が多過ぎる原因として、次の点などが挙がりました。
　
　・報告のための会議が多い
　・少しでも関係しそうな人がいると会議メンバーとして招集しており、必要以上に会議の参加人数が多くなっている
　・会議の目的や決定すべき事項などを明確にしないまま、会議を開催している
　・会議資料の見栄えにこだわるなどして、必要以上に準備の時間をかけている
　・議事の一言一句を議事録に記載することに注力するあまり、時間がかかっている。

会議費用の大きさに気付いたミロク食品販売では、上記の点を考慮しながら会議の在り方の見直しを開始し、役員・従業員の皆が会議にかかる費用について、高い意識を持ち始めています。