書類の山が消えた！　経理部門の業務効率改善に効果を発揮した、その方法とは？

スッキリと片付いた社内

「MJS部品販売」は各種部品を取り扱う専門商社で、設立後5年が経ちました。今では営業拠点が全国に10カ所以上あり、事業が拡大する中、多くの仕入先・販売先と取引しています。

そんなMJS部品販売ですが、社内はスッキリと片付いており、必要な証憑類があればすぐに見つかります。

しかし、1年前はだいぶ状況が違っていました。ちょっとその頃の様子を見てみましょう。

1年前　～書類があふれる経理部のスペース

1年前のある日のことです。

MJS部品販売の本社経理部には、全国の営業所から届いた請求書や領収書などの証憑類が段ボール箱に入れられ、経理部のデスクの横に所狭しと積み上がっています。棚に積まれた各種の帳簿類も含めると相当な量になります。

そこにA営業所の営業担当から経理担当宛てに電話が入りました。

しかし、その経理担当、段ボール箱を開けて探しているのですが、なかなか目当ての請求書が見つからず、時間が経過するばかりです。

こうした状況に、経理・総務の統括責任者である管理部長は、どうしたらよいか悩んでいました。

紙の書類をぐっと減らせる方法があった！

ある日、中堅企業で取締役を務めている友人と久しぶりに食事に行ったときのことです。

管理部長が友人から聞いたのは、「e文書への対応」、すなわちe文書に関わる要件を満たしたシステムを活用するということでした。証憑類をスキャナで電子化して保存しておけば、紙で保存しておかなくてもいいようです。

また、e文書対応のシステムを使えば、日付・取引先・金額などから、必要な証憑類がすぐ検索できます。さらに、文書の改変等を抑止するために電子化文書にタイムスタンプを付与するなど所定の条件は必要になるものの、この仕組みを活用することで、請求書や領収書といった証憑類の原本を廃棄することも可能になるということです。

その後、MJS部品販売では「e文書への対応」を推進していきました。その結果、それまで発生していたムダな時間を削減し、その分をより付加価値の高い仕事に回すことができようになり、経理部門などのメンバーの業務効率改善に大いに効果があったのでした。