面倒な報告書作成から解放された！　業務改善の秘策とは？

報告書作成の苦労から解放されたヘルパーさん達が、明るく働いています

訪問介護サービスは、ホームヘルパー（介護福祉士や訪問介護員）が、介護を必要とする高齢者のお宅を訪ねて日常生活の支援を行い、身の回りの世話をするものです。最近では、高齢者人口の増加に伴い、適切な支援を必要とする要介護者や要支援者向けの訪問介護サービスが多彩になってきています。

その中で、社会福祉法人ミロクの運営する訪問介護サービスはとりわけ人気が高く、その評判は口コミやSNS（Social Networking Service）で話題となっています。同法人から派遣されてくるヘルパーさん達が、とにかく明るく親切で、ていねいにサービスを提供してくれるので、サービスを受ける方々の気持ちも自然に前向きになり、ヘルパーさんの訪問を心待ちにしているほどです。

ヘルパーの仕事には、訪問介護の報告書を作成する間接的な業務を行うことが必要になりますが、その苦労から解放されていることも大きな要因です。

6カ月前　～当訪問介護事業は、大きな悩みを抱えていました

ある日のこと、社会福祉法人ミロクでは、ヘルパーさんと所長とのミーティングが行われています。

所長	今日は、ヘルパーさんの苦労話を遠慮なしに聞かせてください
ヘルパーA	社会で高齢の方が多くなり、訪問介護の意義や必要性を強く自覚しています。やりがいも感じ、誠心誠意、訪問介護サービスに努めています
ヘルパーB	でも毎日、訪問介護の報告書を作成するのにとても手間がかかり、苦労しています
ヘルパーC	私もそうです。訪問介護の報告書の記入や作成が面倒なんです。一日の訪問介護サービスが終わってから本部に戻り、報告書を作成するのが一苦労です。一日に回ったお宅の状況を思い出しながら記入していくのですが、時間もかかり、残業になってしまうこともしばしばです
ヘルパーA	パソコンで報告書を作成するにしても、キーボードの操作に慣れていないので、気苦労は同じです
所長	なるほど……。最近は外国人のヘルパーさんも多くなってきてますから、皆さん以上に日本語での報告書作成が業務上の大きな障害となりかねませんね

 

悩みを解決したのは、AIを活用した先端的なITだった！

社会福祉法人の所長が、何か良い方法はないかと模索していたある日のこと、たまたま見たテレビ番組で音声入力やAI（人工知能）といった最近の技術について紹介されているのが目にとまりました。所長は技術の進歩に感心するとともに、ふと気になって、早速インターネットで検索してみることにしたのです。そして、「音声、AI、ビジネス文書」をキーワードにして検索したところ、「これは良い！！」というサービスを見つけることができました。それは、日本初の、スマートフォンでAIチャットボットと対話を行うだけで報告書が簡単に作成できるサービスでした。

そのサービスによる報告書作成の流れは、次のようなプロセスとなるようです。

その後、社会福祉法人ミロクでは、スマホを使って、音声を含む対話型入力で報告書が作成できるこのサービスを導入することを決めました。その結果、ヘルパーさんの悩みは劇的に解消されたのでした。何しろ、訪問介護の現場で、手持ちのスマホに語りかけるだけで、訪問介護の報告書が自動的に作成され、直ちに本部に送信されるからです。スマホで撮影した現場の写真も報告書に添付が可能となったので、状況が一目瞭然となりました。

訪問介護業務におけるムダな時間の多くは、訪問介護の利用者宅へ向かうための時間や報告書作成のために本部に戻る時間などの移動時間です。報告書を作成する手間も相当かかるので、結局、本部での残業となることも多いようです。この点からもこの先端的なサービスの導入を通じて、社会福祉法人ミロクでは、本部に戻る時間の削減や報告書作成の手間の軽減が進み、働き方の見直しや業務効率の大幅な改善につながりました。

紙の報告書をデータ化したことで、社会福祉法人ミロクの本部でも、ヘルパーさんから即時に送付されてくる多数の報告書の管理が容易となり、運営管理上の効率化につながる結果となっています。ヘルパー業務に外国人を採用する機会も多くなっている現状および将来において、この先端的なサービスは大きな貢献が期待されます。
そして、社会福祉法人ミロクでは、今後も効率化による働き方改革を意識しながら業務の見直しを進めていこうとしているのです。