やだ、私の給与明細が開封されてる！　給与業務のトラブルと手間を減らす方法とは？

給与業務コストを減らした居酒屋チェーン

「居酒屋ミロク」は、関東を中心に10以上の店舗を展開している居酒屋チェーンで、本社は東京にあります。

ある日のこと、総務部では総務部長と総務部員のTさんが話をしています。

総務部長	Tさん、もうすぐ給料日だけど給与関係の業務の方は順調かな
社員T	はい、順調です！
総務部長	そしたら別件でやってもらいたいことがあるんだが……
社員T	はい、どんなことでしょう？

何だか余裕が見られますが、1年前の、給料日前の総務部はもっと慌ただしかったのです。

ちょっとその頃の様子を見てみましょう。

1年前　～手間暇のかかる給与明細配付業務、連発されるミス

1年前、居酒屋ミロクのあるS店で従業員が話をしています。

従業員A	Bさん、あの……スゴク言いづらいんですが……これ
従業員B	あら、私の給与明細じゃない。やだ、これ、開封されてるじゃない！
従業員A	すみません……封筒の名前が私の名前だったので、開封しちゃったんです
従業員B	え～。もう、しょうがないわねぇ
従業員A	本当に申し訳ありません
従業員B	Aさんのせいじゃないわよ。間違って入ってたのが悪いのよね。こういう間違い、最近多いわよね
それから数週間経ったある日、居酒屋ミロクの総務部では、給与明細を社員やアルバイトに配付するための業務で忙しそうにしています。
総務部長	今月の給料日が迫ってるが、社員やパート・アルバイトへの給与明細の配付はまだ終わらないのか？
従業員T	はい、すいません。先程ようやく印刷が終わったところです
総務部長	あとは配付するだけか。じゃあ大丈夫そうだな。それなら別件でやってもらいたいことがあるんだが……
従業員T	いや、これから各人別に明細を封入して、封筒を糊付けして、店舗別に仕分けして、配送の事務処理をして……。先日、S店の方から、また給与明細が間違って封入されてたって叱られてしまったんで、封入間違いがないか慎重にチェックしないといけませんし……。まだまだやらなければならないことがいろいろあるんですが……

このとき総務部長は思ったのです。 

総務部長の心の声	＜これまであまり意識していなかったが、給与明細の配付にも結構な手間がかかってるようだな。配付間違いが起きるリスクだって見過ごせないしな＞

 

大量のレシートのやり取りから解放された妻

総務部長が、どうしたものかと考えながら帰宅し、妻と夕飯を食べているときのことです。最近、久しぶりに友人の会社で事務の仕事を手伝い始めた妻に、仕事の様子を聞いてみたのです。

総務部長	仕事はどんな感じ？
妻	最近は便利になったのね。会社って意外と細々した経費の支払いがあるんだけど、以前はレシートを取っておいて、それを表計算ソフトに入力してって感じで面倒だったんだけど……、最近はねぇ
総務部長	うん、最近は？
妻	スマホでレシートの写真を撮るといちいち金額とか入力しなくても取り込めちゃうの。「お金の管理」っていうアプリがあるんだけど、それを使ってきちんと取り込めたら、いちいち紙のレシートで他の部署とやり取りしなくても大丈夫！
総務部長	へー、便利になったんだなぁ
妻	スマホを使って紙のレシートでのやり取りから解放されるし、金額の打ち間違いもないしね
妻の話を聞きながら、総務部長は思いました。
総務部長の心の声	＜最近は、すべてスマホで済むんだなぁ。そういえば、うちの会社は給与明細、紙で配付してるけど、それは遅れているのかなぁ。紙の給与明細配付、やめることを検討してみるか。ペーパーレス化にもつながるしな……＞

総務部長が給与明細の電子化を検討するために調査してみると、契約形態として買い取り型のシステムとクラウドサービスとに大別されていることがわかりました。買い取り型は導入初期費用が大きな上、サーバー管理や年度ごとのバージョンアップ作業など新たな業務が生まれてしまいます。一方クラウドサービスは、月額で使用料を支払えばよく、かつサーバー管理やバージョンアップ作業などは外注化でき不要となります。

また、給与明細の配信方式はメール配信型とWeb参照型に大別されるとのことでした。前者の場合、過去の明細書の管理は個人任せとなるため、誤ってメールを削除してしまったら総務部門が再発行するしかありません。後者の場合は、クラウドサービス上に過去の明細書もすべて保存しているため、オペレーションミスによる再発行などは不要です。

こうした点を踏まえ、総務部長はWeb参照型のクラウドサービスの導入を検討し始めました。
　
検討したクラウドサービスでは、スマホやパソコンなどで自分の給与明細を閲覧できます。それだけでなく、扶養控除等異動申告書・保険料控除申告書など、年末調整に関連して各社員から提出してもらう書類も、各社員がスマホから入力できてしまうサービスです。

早速、導入してみたところ、毎月の給与明細や賞与明細の配付業務はもちろんのこと、源泉徴収票や社会保険料変更通知書まで電子化でき、業務が大幅に削減されたのです。印刷代や紙代、配送費などが削減されるとともに、それらの業務にかかる時間の削減にもつながりました。もちろん、配付ミスは発生しなくなりました。どこからでも給与明細を確認でき、社員やパート・アルバイトからの評判も上々です。総務部長は、ヒントをくれた妻に感謝したのでした。