「旅費交通費の精算と会計処理」のミス（精算もれ・二重請求・金額誤り等）の予防法とは？

「旅費交通費の精算と会計処理」に関わる業務がスムーズになった！

各種機械の保守サービスを行う「ミロク機械サービス」では、保守サービス担当や営業担当などが外回りすることがよくあります。移動のために従業員等が支払った交通費は、後日精算する（会社に請求して現金や預金振込にて支払ってもらう）ことになります。

ある日のこと、サービス担当のAさんが社内で経理担当と顔を合わせました。

経理担当	Aさん、最近は交通費の精算遅れてないですね！
Aさん	はい！
経理担当	以前は、ダブリもあったし、ルートや金額もよく間違えてましたよね。でも今はもう大丈夫そう
Aさん	いや～、想像を絶するだらしなさでしたからね……。でも、僕は生まれ変わりました！

今でこそ、旅費交通費の精算に関わる業務もスムーズに行われるようになりましたが、半年前はいろいろな問題が起きていました。ちょっとその頃の様子を見てみましょう。

半年前　～「旅費交通費の精算と会計処理」に関わるミスが次々と発生

ある日のこと、サービス担当のAさんが旅費交通費の精算伝票を持って管理部経理課に来ていました。

経理担当	Aさん、これって先月と先々月の交通費じゃないですか！　今頃出してくるなんて遅すぎますよ
Aさん	いやー、すいません。最近バタバタしてて……
経理担当	気を付けてくださいよー。あれー、なんか変な気がする……

何となく違和感を持った経理担当ですが、その場で答えは出ませんでした。


その後しばらくしてから、改めて精算伝票を見た経理担当。

経理担当	＜あっ、この日は1日にこんな離れた場所に行ったことになってる。あと、この区間ってこんなに高くなかったような……＞

また少しして。

経理担当	＜あっ、先月と先々月のこの1週間、全く同じルート・同じ金額になってる！＞

また別のある日、経理課にサービス担当のAさんがやってきました。

Aさん	交通費って、自分の定期券の区間は除いて精算するように言われたけど、本当ですか？
経理担当	定期区間は別途定期券代が支給されてるんですから、除くのは当然ですよ！　そうしないと二重請求になっちゃうじゃないですか
Aさん	そうだったんですか。でも、そんな面倒なこと、僕にできるかな……
経理担当	＜皆、定期区間はちゃんと除いてるのかな……、心配＞

ここに挙げた事象は一例なのですが、このときのミロク機械サービスでは、旅費交通費の精算もれ・二重請求・金額誤り等々、旅費交通費に関わるミスが次々と発生していたのです。

「旅費交通費の精算と会計処理」に関わるミスの例

①旅費交通費の精算もれ
　従業員が旅費交通費の精算を忘れてしまうことが多く、経理担当者が後から追いかける必要があったり、
　旅費交通費の支出日から相当の日数が経ってから精算依頼が来たりすることがあります。

②旅費交通費の二重請求
　立替払いをした従業員等が、うっかり同じ旅費交通費を複数回請求してしまうケースがあり、
　経理担当者が手作業で確認する必要があります。

③旅費交通費の金額誤り
　立替払いをした従業員等が、旅費交通費の金額を誤って記入することが頻繁に発生し、
　経理担当者が正しい金額を確認するために多くの時間を費やしています。

「旅費交通費の精算と会計処理」のミスの予防策に気付いた！

ある日の経理課でのことです。

経理担当	Aさん、また交通費の精算間違ってますよ。後になってから思い出そうとしたって無理なんだから、その都度精算するなり、その都度記録を取るなりしてくださいよ
Aさん	うーん、そうは言っても僕みたいにずぼらな人間には、なかなか続かないんですよねぇ……。ましてや、定期券の区間を除くなんて言ったら、もうお手上げですよ
経理担当	そんなこと言ってたらいつまでたっても改善されませんよ
Aさん	いっそのこと、僕の代わりに几帳面な誰かが記録を取ってくれればな……
経理担当	そんな都合のいい人はいませんよ！

ちょうどその様子を見ていた管理部長は思いました。

管理部長	＜几帳面な誰かか……＞

それから少したったある日曜日、管理部長が妻と一緒に電車で出かけた帰りのこと。改札口を出た妻が自動券売機へと向かうと、交通系ICカードを自動券売機に差し込みました。チャージでもするのかと思って見ていると、自動券売機から何やら紙が出てきたのです。

管理部長	それはなんだ？
妻	交通費の明細を打ち出したの。私、家計簿を付けてるから、それに使うの

このとき管理部長は思ったのです。

管理部長	＜ちゃんといるじゃないか、几帳面に記録を取ってくれる人が！＞

実際には人ではなく機械ですが、取っている記録を何とか利用できないかと思ったのです。

「旅費交通費の精算と会計処理」のミスの予防に役立つ方法とは？

翌日、管理部長が出社すると経理担当のスタッフにそのことを伝えました。いろいろ調べてもらったところ、どうやら便利なツール（クラウド経費精算システム）があるらしいことが分かってきました。

このツールを使うと、例えば、電車で移動する際に使った交通系ICカードに記録されている利用日・乗車区間・金額のデータを取り込むことができるようです。そうすると、いちいち記録を取っておかなくても正確な交通費計上ができます。定期券の区間を除外するといった面倒な処理も自動でできる便利な機能も付いています。

経路探索の機能もあって、これを使えば、正しい経路や金額をすぐに調べることもできるようです。出張については、スマホを使っていつでもどこでも事前に申請を上げてもらい、決裁することもできます。

「旅費交通費の精算と会計処理」に関わるミス予防

①旅費交通費の精算もれのミス予防
　クラウド経費精算システムを導入することで、交通系ICカードのデータを自動で取り込み、精算もれを防ぐことができます。

②旅費交通費の二重請求のミス予防
　システムが自動で定期券区間を除外し、二重請求を防止します。

③旅費交通費の金額誤りのミス予防
　クラウド経費精算システムを導入することで、交通系ICカードのデータを自動で取り込み、
　金額誤りを防ぐことができます。また、経路探索機能を使って正確な経路と金額を確認し、金額誤りを防ぎます。

旅費交通費に関わるミスが次々と発生していたミロク機械サービスですが、クラウド経費精算システム導入を期に解決に向かって進み始めたのでした。